近年来，随着全球化进程的加快，企业对多语言文档的需求日益增长。许多企业仍然依赖Excel进行数据管理。对于这些企业而言，Excel的翻译功能可以成为便捷的辅助工具，促进全球业务中的顺畅沟通和数据共享。
本文将介绍Excel的翻译功能。但是，它既有优点也有缺点，所以我们也会对此进行解释。
高质量翻译文本和文件
专业内容审校：山田优（Masaru Yamada）
立教大学异文化交流学部・研究科教授。曾任Ford Motor Company内部口译员和工业翻译员，之后创立Translation Lab Inc.。同时兼任八乐株式会社首席布道师。（详细介绍）
本文基于经专业审核的日文原稿进行本地化。
结论
虽然Excel的翻译功能很方便，但它存在质量不稳定、容易遗漏翻译错误等问题，因此人工审核对于商业应用至关重要。为了创建高质量且安全的翻译环境，必须结合使用多种翻译引擎，并辅以术语表、校对功能和安全措施。
本文概要：Excel 的翻译功能虽然方便用户轻松创建多语言文档，但也存在翻译质量参差不齐、容易漏译以及技术术语和专有名词翻译错误等问题。此外，使用免费工具和应用程序时，数据处理往往不够清晰，存在机密信息泄露的风险。对于企业用户而言，结合使用多种翻译引擎、完善术语管理、校对功能和安全措施，构建高质量且安全的翻译环境至关重要。
如何使用 Excel 的翻译功能进行翻译
以下是如何使用 Excel 的翻译功能进行翻译的方法。
Excel 内置了翻译功能 [1]。此功能允许您将单元格中的文本翻译成指定的语言。由于 Excel 本身是微软的一项服务，因此其翻译引擎很可能是 Microsoft Translator [2]。
首先，打开 Excel，在单元格中输入文本或数字。
接下来，选择“审阅”菜单。
然后会出现一个翻译按钮，点击它。
选中包含原文（待翻译文本）的单元格后，点击翻译按钮，屏幕右侧将出现一个名为“翻译工具”的菜单。
请选择源文本和译文的语言。除了英语，您还可以选择法语、中文等其他语言。
在标有“源语言”和“目标语言”的方框中，您可以将鼠标悬停在单词上查看翻译结果。让我们使用此功能来检查翻译后的文本。
如果您想了解鼠标悬停文本的含义，或者想知道是否有其他表达方式，可以继续向下查看页面。您可以参考此页面来检查当前使用的表达方式是否恰当。
如果在原文中选择多个单元格，则所有选定的句子都将翻译成一个框，如图所示。
翻译后的文本会显示在“目标语言”字段中，但您需要复制并粘贴才能将其插入单元格。此外，当翻译多个单元格中的文本时，翻译后的文本会作为一个整体输出，而不是分别显示在各个单元格中。
输入数据需要一些精力，但我们把每个翻译后的句子输入到一个单独的单元格中。
此外，此处无法编辑或修改“目标语言”字段中显示的翻译文本。如需编辑或修改，您必须先将其插入单元格，然后再进行编辑以创建正确的句子。
如何使用 TRANSLATE 函数进行翻译
上述“翻译工具”需要复制粘贴翻译结果，如果翻译多个单元格，翻译后的文本会输出为一个单独的文本块，非常繁琐。为了避免这种繁琐的操作，您可以使用 TRANSLATE 函数 [6]。
TRANSLATE 函数直接翻译函数中引用单元格内的字符串，并将结果自动输出到另一个单元格。语法如下：
#ERROR!
- 文本：您要翻译的字符串，或包含该字符串的单元格的引用。
- 源语言（可选）：原文的语言代码（例如，日语为“ja”）。如果省略，系统将自动检测。
- 目标语言（可选）：目标语言的语言代码（例如，英语为“en”）。如果省略，则使用系统语言。
例如，如果您想将单元格 A1 中的日语文本翻译成英语并显示在单元格 B1 中，请在单元格 B1 中输入“=TRANSLATE(A1, “ja”, “en”)”。双击单元格 B1 的右下角会自动将公式复制到后续单元格，从而可以一次翻译多行。
TRANSLATE 函数直接引用单元格，无需像其他翻译工具那样进行复制粘贴。它的优势在于能够自动将翻译后的文本放入每个单元格中，同时保持表格的原始布局。
需要注意的是，TRANSLATE 函数仅在部分 Microsoft 365 版本中可用[7]。除 Microsoft 365 之外的其他 Excel 永久版本（例如 Excel 2019）不提供此函数，因此请事先确认您的环境中是否可用。此外，请注意，此函数属于服务型函数，每日可翻译的字符数有限制（配额）[6]。
使用翻译功能时的3个问题
Excel 内置了翻译功能，这项便捷的功能可以轻松地将工作表和工作簿翻译成多种语言。但是，它也存在以下三个挑战，需要谨慎使用。
1. 翻译质量差异
Excel 内置翻译功能的翻译引擎由微软提供。该引擎擅长处理 IT 术语和表达方式，因此技术数据的翻译质量相对较高。然而，对于一般办公文档、销售材料、市场营销材料以及其他不大量使用 IT 术语的文档，翻译错误和遗漏往往会比较明显。一种解决方案是使用其他翻译引擎，而不是依赖 Excel 的内置翻译功能。
2. 忽略翻译错误
只要使用机器翻译，就不可能实现完美翻译，由于语境差异，误译和遗漏在所难免。在准确理解业务数据至关重要的场合，忽略这些翻译错误可能会对运营造成重大影响。不熟悉外语的人可能无法判断翻译的恰当性，即使是双语员工也可能难以发现翻译错误。
3. 专有名词和技术术语的误译
Excel 的翻译引擎缺乏识别和准确翻译专业术语和专有名词的功能。因此，产品名称、公司名称等专有名词以及专业术语可能会被替换为更通用的翻译。尤其值得注意的是，Excel 的标准翻译引擎通常无法准确翻译行业术语，而依赖此类翻译结果可能会导致内部和外部沟通出现问题。
这些是Excel翻译功能面临的挑战。如果能够找到解决这些问题的方法，Excel将变得更加易于使用，并能更有效地应用于全球场景。
使用免费在线工具和电脑应用程序时的注意事项
在商业活动中，处理重要信息和机密数据需要格外谨慎。
特别是，许多公司都将 Excel 作为管理重要数据的工具。
使用免费在线工具或电脑应用程序翻译此类高度机密数据时，务必注意信息泄露的风险。
过去曾有报道称，输入到免费翻译工具中的信息被公开给第三方。[3][5]
虽然免费的在线服务和应用程序很方便，但它们的数据处理方式和安全措施往往不明确，存在机密数据泄露的风险。如果关键的企业数据泄露，可能会给公司造成重大损失，包括竞争力下降和法律风险。
因此，使用能够保证安全性的翻译工具非常重要。
解决 Excel 翻译难题的 4 种方法
本文探讨了在使用 Excel 进行商业活动时可能遇到的翻译问题。
公司信息泄露和翻译不准确不仅会损害公司的信誉，而且在某些情况下，甚至可能导致法律纠纷。
解决这些问题的是AI翻译工作空间“Yaraku翻译”。Yaraku翻译在确保安全性的同时，还具备传统机器翻译工具所没有的功能，可帮助企业改善翻译工作流程。
① 配备多个翻译引擎
Yaraku翻译的优势在于，可在一个平台上灵活使用多种翻译引擎，包括ChatGPT、Claude、Google翻译、Microsoft Translator、Papago、Yaraku翻译，以及可选的大家的自动翻译@KI。
各翻译引擎都有擅长的领域，根据用途选择合适的引擎，可获得高质量的翻译。例如，Google翻译擅长合同和手册，Microsoft Translator专注于IT相关文档。Papago和Yaraku翻译可提供简洁清晰的译文，ChatGPT则擅长自然语言表达。
通过针对不同目的使用不同的引擎，我们可以实现其他翻译服务无法比拟的高质量翻译。
② 质检助手
Yaraku翻译配备质检助手，即使不擅长英语也能顺畅编辑。即使查看机器翻译结果后不知道该修改哪里，AI也会自动指出问题，并清晰显示需要修改的部分，让任何人都能轻松进行修改。
此外，Yaraku翻译会在保留文档原始版面的同时进行翻译。将鼠标悬停在文本上，即可并排查看翻译前（英语）与翻译后（日语）的内容，翻译后的文档还可导出为Excel。
③ 使用术语库和短语库
Yaraku翻译可通过注册术语和短语来提高翻译准确性。出现特定术语或短语时，可将其添加到术语库，或自动应用预先指定的译法。
例如，通过预先注册法律、金融、科技和市场营销等各个行业中使用的专业术语和专有名词，系统可以准确翻译这些行业特有的专业文本。这确保了行业特有的细微差别和微妙之处在翻译过程中不会丢失。此外，注册术语和短语非常简单；注册后，系统会自动使用已学习的术语，从而提高工作效率。
④ 关于安全性
对于包含机密信息或个人信息的翻译文档，建议使用安全性有保障的付费翻译工具。Yaraku翻译的公司方案不会将译文用于二次用途，因此可安心使用机器翻译[4]。
Yaraku翻译采取了SSL加密、全年无休的系统监控、漏洞测试和防火墙等安全措施。此外，还获得了ISO/IEC 27001:2013认证，并通过私有云管理数据。
因此，Yaraku翻译能够为包含机密信息或个人信息的文档提供安全的翻译环境。
常见问题
Excel的翻译功能可以免费使用吗？
是的，Excel 内置的翻译功能是免费的。但是，由于免费工具有时在数据处理方面可能存在不规范之处，因此在处理包含机密信息的文档时，建议谨慎使用。
在使用Excel进行翻译时，如何防止出现翻译错误？
结合使用术语库和检查功能，可以更有效地防止机器翻译中的误译。专有名词和技术术语尤其容易被误译，因此人工确认和校对非常重要。
安全翻译Excel文件时应采取哪些预防措施？
翻译包含机密或个人信息的文件时，务必使用安全可靠的付费翻译工具。免费工具和应用程序的数据处理方式可能不透明，存在信息泄露的风险。
总结
※本文于2026年9月更新，补充了有关TRANSLATE函数的信息。
虽然Excel的翻译功能很方便，但仅仅依靠这个工具进行翻译存在局限性。人工审校对于确保翻译质量至关重要。此外，处理误译和技术术语也是一大挑战。
如您所见，Excel 的翻译功能既有优点也有缺点。让我们在充分了解其挑战、实施稳健的安全措施并有效利用其优势的同时，最大限度地发挥其作用，最终将其应用于我们的业务中。
撰稿：Yaraku写作团队
参考文献
[1] Microsoft Corporation（无日期）。“将文本翻译成另一种语言”。访问日期：2025年8月9日。https://support.microsoft.com/ja-jp/office/%E5%88%A5%E3%81%AE%E8%A8%80%E8%AA%9E%E3%81%AB%E3%83%86%E3%82%AD%E3%82%B9%E3%83%88%E3%82%92%E7%BF%BB%E8%A8%B3%E3%81%99%E3%82%8B-287380e4-a56c-48a1-9977-f2dca89ce93f（有关Office/Excel/PowerPoint翻译步骤的第一手资料）。
[2] Microsoft Corporation（无日期）。“Office – Microsoft Translator for Business（No-Trace）”。访问日期：2025年8月9日。https://www.microsoft.com/en-us/translator/business/office/（Office翻译默认采用no-trace方式，不用于保存或学习）。
[3] IPA（日本信息处理推进机构）（2024）。“文本生成AI导入与运营指南”。访问日期：2025年8月9日。https://www.ipa.go.jp/jinzai/ics/core_human_resource/final_project/2024/f55m8k0000003spo-att/f55m8k0000003svn.pdf（明确说明使用外部AI或外部服务时处理机密数据的注意事项）。
[4] Microsoft Learn（2025）。“Azure AI Translator的数据、隐私和安全”。访问日期：2025年8月9日。https://learn.microsoft.com/en-us/azure/ai-foundry/responsible-ai/translator/data-privacy-security（关于no-trace和不保留数据的技术说明）。
[5] 日经新闻（2017）。“通过翻译网站导致信息泄露，仅‘禁止使用’无法解决问题”。访问日期：2025年8月9日。https://www.nikkei.com/article/DGXMZO22507480Z21C17A0EA1000/
[6] Microsoft Corporation（无日期）。“TRANSLATE函数”。访问日期：2026年9月10日。https://support.microsoft.com/ja-jp/excel/functions/translate-function（有关TRANSLATE函数语法、参数和错误类型的第一手资料）。
[7] Impress Corporation，Mado no Mori（2024年7月2日）。“Excel现可使用函数进行翻译——将与语言自动检测函数一同推出”。访问日期：2026年9月10日。https://forest.watch.impress.co.jp/docs/news/1604797.html（TRANSLATE函数从Microsoft 365 Insider Preview开始导入的背景）。