Với sự toàn cầu hóa ngày càng tăng trong những năm gần đây, nhu cầu tạo lập tài liệu đa ngôn ngữ trong các công ty đang gia tăng. Nhiều công ty vẫn dựa vào Excel để quản lý dữ liệu. Đối với những công ty đó, chức năng dịch thuật của Excel có thể là một công cụ hỗ trợ tiện lợi, giúp việc giao tiếp và chia sẻ dữ liệu trong kinh doanh toàn cầu diễn ra suôn sẻ.
Bài viết này sẽ giới thiệu chức năng dịch thuật của Excel. Tuy nhiên, chức năng này cũng có một số nhược điểm cũng như ưu điểm, vì vậy chúng ta cũng sẽ giải thích những điều đó.
Dịch văn bản và tệp với chất lượng cao
Dùng thử bản demo Yaraku Dịch miễn phí, không cần đăng ký.
Chỉ cần nhập văn bản hoặc tải tệp lên để dịch. Hãy trải nghiệm ngay.
đăng nhập
miễn phí
có độ chính xác cao
Giám sát chuyên môn: Masaru Yamada
Giáo sư tại Rikkyo University College/Graduate School of Intercultural Communication. Sau khi làm phiên dịch viên nội bộ tại Ford Motor Company và biên dịch viên chuyên ngành, thành lập Translation Lab Inc. Đồng thời đảm nhiệm vai trò Chief Evangelist tại Yaraku, Inc. (Hồ sơ chi tiết)
Bài viết này được bản địa hóa từ bản thảo tiếng Nhật đã qua thẩm định chuyên môn.
Kết luận
Mặc dù chức năng dịch của Excel rất tiện lợi, nhưng nó vẫn có những vấn đề như chất lượng không nhất quán và nguy cơ bỏ sót các lỗi dịch thuật, khiến việc xem xét thủ công trở nên thiết yếu đối với việc sử dụng trong kinh doanh. Điều quan trọng là phải tạo ra một môi trường dịch thuật chất lượng cao và an toàn bằng cách sử dụng kết hợp nhiều công cụ dịch thuật, cùng với bảng thuật ngữ, chức năng kiểm tra và các biện pháp bảo mật.
Tóm tắt bài viết: Chức năng dịch thuật của Excel rất tiện lợi để dễ dàng tạo tài liệu đa ngôn ngữ, nhưng nó vẫn còn những thách thức như chất lượng dịch không nhất quán, bỏ sót các lỗi dịch thuật, và dịch sai các thuật ngữ chuyên ngành và danh từ riêng. Hơn nữa, khi sử dụng các công cụ và ứng dụng miễn phí, việc xử lý dữ liệu thường không rõ ràng, tiềm ẩn nguy cơ rò rỉ thông tin mật. Đối với mục đích kinh doanh, việc tạo ra một môi trường dịch thuật chất lượng cao và an toàn bằng cách kết hợp sử dụng nhiều công cụ dịch thuật, quản lý thuật ngữ, chức năng kiểm tra và các biện pháp bảo mật là rất quan trọng.
Cách dịch bằng chức năng dịch của Excel
Dưới đây là cách sử dụng chức năng dịch thuật của Excel để dịch văn bản.
Excel có chức năng dịch tích hợp sẵn [1]. Chức năng này cho phép bạn dịch văn bản trong một ô sang ngôn ngữ được chỉ định. Vì bản thân Excel là một dịch vụ của Microsoft nên công cụ dịch có thể là Microsoft Translator [2].
Đầu tiên, mở Excel và nhập văn bản hoặc số vào các ô.
Tiếp theo, chọn menu “Xem lại”.
Một nút dịch sẽ hiện ra, hãy nhấp vào đó.
Khi ô chứa văn bản gốc (văn bản cần dịch) được chọn, nhấp vào nút dịch sẽ hiển thị một menu có nhãn “Công cụ dịch thuật” ở phía bên phải màn hình.
Chọn ngôn ngữ cho văn bản gốc và văn bản dịch. Ngoài tiếng Anh, bạn cũng có thể chọn các ngôn ngữ khác như tiếng Pháp và tiếng Trung.
Trong các ô có nhãn “Ngôn ngữ nguồn” và “Ngôn ngữ đích”, bạn có thể thấy cách các từ được dịch bằng cách di chuột qua chúng. Hãy sử dụng tính năng này để kiểm tra văn bản đã dịch.
Nếu bạn muốn biết nghĩa của đoạn văn bản mà bạn đã di chuột qua, hoặc nếu có những cách diễn đạt khác, bạn có thể xem thêm ở phía dưới trang. Bạn có thể sử dụng điều này như một tài liệu tham khảo để kiểm tra xem cách diễn đạt đang sử dụng có phù hợp hay không.
Nếu bạn chọn nhiều ô trong văn bản gốc, tất cả các câu đã chọn sẽ được dịch trong cùng một khung, như hình minh họa ở đây.
Văn bản đã dịch được hiển thị trong trường “Ngôn ngữ đích”, nhưng bạn phải sao chép và dán để chèn vào ô. Hơn nữa, khi dịch văn bản từ nhiều ô, văn bản đã dịch sẽ được xuất ra dưới dạng một khối duy nhất thay vì hiển thị cho từng ô riêng lẻ.
Việc nhập dữ liệu sẽ tốn chút công sức, nhưng chúng ta hãy nhập từng câu đã dịch vào một ô riêng biệt.
Ngoài ra, văn bản đã dịch hiển thị trong trường “Ngôn ngữ đích” không thể chỉnh sửa hoặc thay đổi ở đây. Khi chỉnh sửa hoặc thay đổi, trước tiên bạn phải chèn nó vào một ô rồi mới chỉnh sửa để tạo thành câu chính xác.
Cách dịch bằng hàm TRANSLATE
“Công cụ dịch” nêu trên yêu cầu bạn sao chép và dán kết quả dịch, đồng thời khi dịch nhiều ô, bản dịch sẽ được xuất thành một khối duy nhất. Nếu muốn bỏ qua các thao tác này, bạn có thể sử dụng hàm TRANSLATE [6].
Hàm TRANSLATE trực tiếp dịch chuỗi trong ô được tham chiếu bên trong hàm và tự động xuất kết quả ra một ô khác. Cú pháp như sau:
#ERROR!
- テキスト：翻訳したい文字列、またはその文字列が入力されたセルの参照
- Ngôn ngữ nguồn (tùy chọn): Mã ngôn ngữ của văn bản gốc (ví dụ: tiếng Nhật là “ja”). Nếu bỏ qua, hệ thống sẽ tự động nhận diện.
- Ngôn ngữ đích (tùy chọn): Mã ngôn ngữ cho ngôn ngữ đích (ví dụ: “en” cho tiếng Anh). Nếu bỏ qua, ngôn ngữ hệ thống sẽ được sử dụng.
Ví dụ, nếu bạn muốn dịch văn bản tiếng Nhật trong ô A1 sang tiếng Anh và hiển thị trong ô B1, hãy nhập “=TRANSLATE(A1, “ja”, “en”)” vào ô B1. Nhấp đúp vào góc dưới bên phải của ô B1 sẽ tự động sao chép công thức sang các ô kế tiếp, cho phép bạn dịch nhiều hàng cùng một lúc.
Chức năng TRANSLATE tham chiếu trực tiếp đến các ô, loại bỏ nhu cầu sao chép và dán như các công cụ dịch thuật khác. Ưu điểm của nó nằm ở khả năng tự động chèn văn bản đã dịch vào từng ô trong khi vẫn giữ nguyên bố cục bảng ban đầu.
Cần lưu ý rằng hàm TRANSLATE chỉ có sẵn trong một số phiên bản Microsoft 365 [7]. Hàm này không dùng được trong các phiên bản Excel mua đứt như Excel 2019, vì vậy hãy kiểm tra trước xem môi trường của bạn có hỗ trợ hay không. Ngoài ra, đây là hàm dựa trên dịch vụ và có giới hạn số ký tự có thể dịch mỗi ngày (hạn mức) [6].
Ba vấn đề khi sử dụng tính năng dịch
Excel có chức năng dịch tích hợp sẵn, một tính năng tiện lợi giúp dễ dàng dịch các trang tính và sổ làm việc sang nhiều ngôn ngữ. Tuy nhiên, nó cũng có ba thách thức sau đây, đòi hỏi sự cẩn trọng.
1. Sự khác biệt về chất lượng bản dịch
Công cụ dịch máy được sử dụng trong tính năng dịch tích hợp của Excel do Microsoft cung cấp. Công cụ này có thế mạnh về thuật ngữ và cách diễn đạt trong lĩnh vực CNTT, nên có thể kỳ vọng chất lượng dịch tương đối cao đối với nội dung kỹ thuật. Tuy nhiên, với các tài liệu văn phòng thông thường, tài liệu bán hàng, tài liệu tiếp thị và các tài liệu ít sử dụng thuật ngữ CNTT, lỗi dịch sai và thiếu sót thường dễ xuất hiện. Một giải pháp là sử dụng công cụ dịch máy khác thay vì chỉ dựa vào tính năng dịch của Excel.
2. Bỏ qua các lỗi dịch thuật
Chừng nào còn sử dụng dịch máy, việc dịch hoàn hảo là điều không thể, và các lỗi dịch sai và thiếu sót do khác biệt ngữ cảnh chắc chắn sẽ xảy ra. Trong những tình huống mà việc hiểu chính xác dữ liệu kinh doanh là rất quan trọng, việc bỏ qua những lỗi dịch này có thể ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động. Những người không quen thuộc với ngoại ngữ có thể không đánh giá được tính phù hợp của bản dịch, và ngay cả nhân viên song ngữ cũng có thể khó nhận ra lỗi dịch.
3. Dịch sai danh từ riêng và thuật ngữ chuyên ngành.
Công cụ dịch máy của Excel không có chức năng đăng ký thuật ngữ chuyên ngành và danh từ riêng để dịch chính xác. Vì vậy, tên sản phẩm, tên công ty và các thuật ngữ chuyên ngành có thể bị thay bằng những cách dịch chung chung. Đặc biệt, thuật ngữ đặc thù của từng ngành thường khó được công cụ dịch máy tiêu chuẩn của Excel dịch chính xác, và nếu phụ thuộc vào kết quả đó, có thể phát sinh vấn đề giao tiếp cả trong và ngoài công ty.
Đây là những thách thức đối với chức năng dịch thuật của Excel. Nếu tìm ra giải pháp cho những vấn đề này, Excel sẽ trở nên dễ sử dụng hơn và hiệu quả hơn cho các ứng dụng toàn cầu.
Lưu ý khi sử dụng các công cụ trực tuyến miễn phí và ứng dụng máy tính
Trong kinh doanh, cần đặc biệt cẩn trọng khi xử lý thông tin quan trọng và dữ liệu mật.
Đặc biệt, Excel được nhiều công ty sử dụng như một công cụ để quản lý dữ liệu quan trọng.
Khi dịch các dữ liệu có tính bảo mật cao bằng các công cụ trực tuyến miễn phí hoặc ứng dụng trên máy tính, điều quan trọng là phải nhận thức được nguy cơ rò rỉ thông tin.
Trước đây, đã có những báo cáo về việc thông tin được nhập vào các công cụ dịch thuật miễn phí bị công khai cho bên thứ ba.[3][5]
Mặc dù các dịch vụ và ứng dụng trực tuyến miễn phí rất tiện lợi, nhưng các phương thức xử lý dữ liệu và biện pháp bảo mật của chúng thường không rõ ràng, tiềm ẩn nguy cơ rò rỉ dữ liệu bí mật. Nếu dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp bị rò rỉ, nó có thể gây ra thiệt hại đáng kể cho công ty, bao gồm giảm khả năng cạnh tranh và rủi ro pháp lý.
Do đó, việc sử dụng công cụ dịch thuật đảm bảo tính bảo mật là rất quan trọng.
4 cách giải quyết những thách thức khi dịch thuật Excel
Bài viết này thảo luận về các vấn đề dịch thuật mà bạn có thể gặp phải khi sử dụng Excel cho mục đích kinh doanh.
Việc rò rỉ thông tin doanh nghiệp và bản dịch không chính xác không chỉ làm tổn hại đến uy tín của công ty mà trong một số trường hợp còn có thể dẫn đến rắc rối pháp lý.
Không gian làm việc dịch thuật AI “Yaraku Dịch” giải quyết những thách thức này. Yaraku Dịch có các biện pháp bảo mật vững chắc và những tính năng mà các công cụ dịch tự động thông thường không có, giúp cải thiện hoạt động dịch thuật của doanh nghiệp.
① Sử dụng nhiều công cụ dịch máy
Điểm mạnh của Yaraku Dịch là có thể sử dụng nhiều công cụ dịch máy khác nhau trên cùng một nền tảng. Các lựa chọn gồm ChatGPT, Claude, Google Translate, Microsoft Translator, Papago, Yaraku Dịch và Kawamura NMT dưới dạng tùy chọn bổ sung.
Mỗi công cụ dịch máy có thế mạnh riêng. Việc chọn công cụ phù hợp với mục đích sử dụng giúp tạo ra bản dịch chất lượng cao. Ví dụ, Google Translate phù hợp với hợp đồng và hướng dẫn sử dụng, còn Microsoft Translator chuyên về tài liệu CNTT. Papago và Yaraku Dịch cho bản dịch đơn giản, rõ ràng, trong khi ChatGPT nổi bật ở cách diễn đạt ngôn ngữ tự nhiên.
Bằng cách sử dụng các công cụ khác nhau cho các mục đích khác nhau, chúng tôi có thể đạt được chất lượng dịch thuật cao mà các dịch vụ dịch thuật khác không thể sánh kịp.
② Trợ lý kiểm tra chất lượng
Yaraku Dịch có Trợ lý kiểm tra chất lượng, giúp chỉnh sửa thuận lợi ngay cả với người không giỏi tiếng Anh. Nếu bạn không biết cần sửa chỗ nào sau khi xem kết quả dịch máy, AI sẽ tự động chỉ ra vấn đề và hiển thị rõ các phần cần chỉnh sửa. Nhờ đó, bất kỳ ai cũng có thể sửa bản dịch dễ dàng hơn.
Yaraku Dịch giữ nguyên bố cục ban đầu của tài liệu khi dịch. Khi di chuột qua văn bản, bạn có thể so sánh văn bản gốc (tiếng Anh) và bản dịch (tiếng Nhật) cạnh nhau, đồng thời có thể xuất tài liệu đã dịch sang Excel.
③ Sử dụng bảng thuật ngữ và cụm từ
Yaraku Dịch có tính năng đăng ký thuật ngữ và cụm từ để nâng cao độ chính xác của bản dịch. Khi xuất hiện thuật ngữ hoặc cụm từ cụ thể, bạn có thể thêm chúng vào bảng thuật ngữ hoặc tự động áp dụng bản dịch đã chỉ định trước.
Ví dụ, bằng cách đăng ký trước các thuật ngữ chuyên ngành và danh từ riêng được sử dụng trong các ngành khác nhau như luật, tài chính, công nghệ và tiếp thị, hệ thống có thể dịch chính xác các văn bản chuyên ngành cụ thể của các ngành đó. Điều này đảm bảo rằng các sắc thái và sự tinh tế đặc thù của ngành không bị mất đi trong quá trình dịch thuật. Hơn nữa, việc đăng ký các thuật ngữ và cụm từ rất dễ dàng; sau khi đăng ký, hệ thống sẽ tự động sử dụng các thuật ngữ đã học từ đó trở đi, dẫn đến tăng hiệu quả công việc.
④ Về bảo mật
Đối với tài liệu dịch có chứa thông tin mật hoặc thông tin cá nhân, chúng tôi khuyến nghị sử dụng công cụ dịch trả phí có bảo mật. Với Gói công ty của Yaraku Dịch, bạn có thể yên tâm sử dụng dịch máy vì văn bản đã dịch không được dùng cho mục đích thứ cấp [4].
Yaraku Dịch áp dụng các biện pháp bảo mật như mã hóa SSL, giám sát hệ thống 24/7, kiểm tra lỗ hổng bảo mật và tường lửa. Ngoài ra, Yaraku Dịch đã đạt chứng nhận ISO/IEC 27001:2013 và quản lý dữ liệu trên đám mây riêng.
Nhờ đó, Yaraku Dịch cung cấp môi trường dịch thuật an toàn cho các tài liệu có chứa thông tin mật hoặc thông tin cá nhân.
Câu hỏi thường gặp
Chức năng dịch thuật của Excel có được sử dụng miễn phí không?
Đúng vậy, chức năng dịch thuật tích hợp sẵn trong Excel có sẵn miễn phí. Tuy nhiên, vì các công cụ miễn phí đôi khi có thể có cách xử lý dữ liệu không rõ ràng, nên cần thận trọng khi sử dụng chúng cho các tài liệu chứa thông tin mật.
Làm thế nào để tránh sai sót trong dịch thuật khi sử dụng Excel?
Việc sử dụng bảng thuật ngữ và chức năng kiểm tra cùng với dịch máy giúp hạn chế lỗi dịch sai. Danh từ riêng và thuật ngữ chuyên ngành dễ bị dịch sai, vì vậy việc kiểm tra và hiệu đính bởi con người là rất quan trọng.
Tôi cần thực hiện những biện pháp phòng ngừa nào để dịch các tệp Excel một cách an toàn?
Khi dịch các tài liệu chứa thông tin mật hoặc thông tin cá nhân, điều quan trọng là phải sử dụng công cụ dịch thuật trả phí và bảo mật. Các công cụ và ứng dụng miễn phí có thể có các quy trình xử lý dữ liệu không rõ ràng, tiềm ẩn nguy cơ rò rỉ thông tin.
Tóm tắt
※Bài viết này đã được cập nhật vào tháng 9 năm 2026 với thông tin bổ sung về hàm TRANSLATE.
Mặc dù chức năng dịch của Excel rất tiện lợi, nhưng việc chỉ dựa vào công cụ này để dịch thuật vẫn có những hạn chế. Việc xem xét và hiệu đính thủ công là rất cần thiết để đảm bảo chất lượng bản dịch. Hơn nữa, việc xử lý các lỗi dịch thuật và thuật ngữ chuyên ngành cũng gặp nhiều khó khăn.
Như bạn thấy, chức năng dịch thuật của Excel có cả ưu điểm và nhược điểm. Chúng ta hãy tối đa hóa lợi ích của nó đồng thời hiểu rõ những thách thức, triển khai các biện pháp bảo mật mạnh mẽ và sử dụng hiệu quả chức năng này trong hoạt động kinh doanh của mình.
Được viết bởi: Nhóm biên tập Yaraku
Tài liệu tham khảo
[1] Microsoft Corporation (không rõ năm). “Dịch văn bản sang ngôn ngữ khác”. Truy cập: 09/08/2025. https://support.microsoft.com/ja-jp/office/%E5%88%A5%E3%81%AE%E8%A8%80%E8%AA%9E%E3%81%AB%E3%83%86%E3%82%AD%E3%82%B9%E3%83%88%E3%82%92%E7%BF%BB%E8%A8%B3%E3%81%99%E3%82%8B-287380e4-a56c-48a1-9977-f2dca89ce93f (Thông tin chính về quy trình dịch cho Office/Excel/PowerPoint).
[2] Microsoft Corporation (n.d.). “Office – Microsoft Translator for Business (Không lưu dấu vết)”. Truy cập: 09/08/2025. https://www.microsoft.com/en-us/translator/business/office/ (Bản dịch Office mặc định không lưu dấu vết: không được sử dụng để lưu trữ hoặc học tập).
[3] IPA (Cơ quan Xúc tiến Công nghệ Thông tin, Nhật Bản) (2024). “Hướng dẫn về việc giới thiệu và vận hành AI tạo văn bản”. Truy cập: 09/08/2025. https://www.ipa.go.jp/jinzai/ics/core_human_resource/final_project/2024/f55m8k0000003spo-att/f55m8k0000003svn.pdf (Nêu rõ các lưu ý khi xử lý dữ liệu mật trong quá trình sử dụng AI hoặc dịch vụ bên ngoài).
[4] Microsoft Learn (2025). “Dữ liệu, quyền riêng tư và bảo mật cho Azure AI Translator”. Truy cập: 09/08/2025. https://learn.microsoft.com/en-us/azure/ai-foundry/responsible-ai/translator/data-privacy-security (Giải thích kỹ thuật về no-trace/không lưu giữ dữ liệu).
[5] Nikkei Shimbun (2017). “Rò rỉ thông tin qua các trang dịch thuật; chỉ ‘cấm sử dụng’ sẽ không giải quyết được vấn đề.” Truy cập: 09/08/2025. https://www.nikkei.com/article/DGXMZO22507480Z21C17A0EA1000/
[6] Microsoft Corporation (n.d.). “Hàm TRANSLATE”. Truy cập: 10/09/2026. https://support.microsoft.com/ja-jp/excel/functions/translate-function (Thông tin chính về cú pháp, đối số và các loại lỗi của hàm TRANSLATE).
[7] Impress Corporation, Mado no Mori (02/07/2024). “Excel hiện cho phép dịch bằng hàm – Sẽ được giới thiệu cùng chức năng tự động phát hiện ngôn ngữ”. Truy cập: 10/09/2026. https://forest.watch.impress.co.jp/docs/news/1604797.html (Bối cảnh giới thiệu hàm TRANSLATE trong Microsoft 365 Insider Preview).