近年來，隨著全球化進程的加快，企業對多語言文件的需求日益增長。許多企業仍然依賴Excel進行資料管理。對這些企業而言，Excel的翻譯功能可以成為便利的輔助工具，促進全球業務中的順暢溝通和資料共享。
本文將介紹Excel的翻譯功能。但是，它既有優點也有缺點，所以我們也會對此進行解釋。
高品質翻譯文字與檔案
專業內容審閱：山田優（Masaru Yamada）
立教大學跨文化溝通學院／研究所教授。曾任Ford Motor Company內部口譯員與產業譯者，之後創立Translation Lab Inc.。同時兼任八樂株式會社首席推廣大使。（詳細介紹）
本文依據經專業審閱的日文原稿進行在地化。
結論
雖然Excel的翻譯功能很方便，但它有品質不穩定、容易遺漏翻譯錯誤等問題，因此人工審核對於商業應用至關重要。為了創造高品質且安全的翻譯環境，必須結合多種翻譯引擎，並輔以術語表、校對功能和安全措施。
本文摘要：Excel 的翻譯功能雖然方便使用者輕鬆創建多語言文檔，但也存在翻譯品質參差不齊、容易漏譯以及技術術語和專有名詞翻譯錯誤等問題。此外，使用免費工具和應用程式時，資料處理往往不夠清晰，存在機密資訊外洩的風險。對於企業用戶而言，結合使用多種翻譯引擎、完善術語管理、校對功能和安全措施，建立高品質且安全的翻譯環境至關重要。
如何使用 Excel 的翻譯功能進行翻譯
以下是如何使用 Excel 的翻譯功能進行翻譯的方法。
Excel 內建了翻譯功能 [1]。此功能可讓您將儲存格中的文字翻譯成指定的語言。由於 Excel 本身就是微軟的一項服務，因此其翻譯引擎很可能是 Microsoft Translator [2]。
首先，開啟 Excel，在儲存格中輸入文字或數字。
接下來，選擇「校閱」選單。
然後會出現一個翻譯按鈕，點擊它。
選取包含原文（待翻譯文字）的儲存格後，點選翻譯按鈕，螢幕右側將出現名為「翻譯工具」的選單。
請選擇原文和譯文的語言。除了英語，您還可以選擇法語、中文等其他語言。
在標有「來源語言」和「目標語言」的方塊中，您可以將滑鼠停留在單字上查看翻譯結果。讓我們使用此功能來檢查翻譯後的文字。
如果您想了解滑鼠懸停文字的含義，或者想知道是否有其他表達方式，可以繼續向下查看頁面。您可以參考此頁面來檢查目前使用的表達方式是否恰當。
如果在原文中選擇多個單元格，則所有選取的句子都會翻譯成一個框，如圖所示。
翻譯後的文字會顯示在「目標語言」欄位中，但您需要複製並貼上才能將其插入儲存格。此外，當翻譯多個單元格中的文字時，翻譯後的文字會作為一個整體輸出，而不是分別顯示在各個單元格中。
輸入資料需要一些精力，但我們把每個翻譯後的句子輸入到一個單獨的單元格中。
此外，此處無法編輯或修改「目標語言」欄位中顯示的翻譯文字。如需編輯或修改，您必須先將其插入儲存格，然後再進行編輯以建立正確的句子。
如何使用 TRANSLATE 函數進行翻譯
上述「翻譯工具」需要複製貼上翻譯結果，如果翻譯多個單元格，翻譯後的文字會輸出為一個單獨的文字區塊，非常繁瑣。為了避免這種繁瑣的操作，您可以使用 TRANSLATE 函數 [6]。
TRANSLATE 函數直接翻譯函數中引用儲存格內的字串，並將結果自動輸出到另一個儲存格。文法如下：
#ERROR!
- 文字：您要翻譯的字串，或包含該字串的儲存格的引用。
- 原始語言（可選）：原文的語言代碼（例如，日文為“ja”）。如果省略，系統將自動偵測。
- 目標語言（可選）：目標語言的語言代碼（例如，英語為“en”）。如果省略，則使用系統語言。
例如，如果您想要將儲存格 A1 中的日文文字翻譯成英文並顯示在儲存格 B1 中，請在儲存格 B1 中輸入「=TRANSLATE(A1, “ja”, “en”)」。雙擊儲存格 B1 的右下角會自動將公式複製到後續儲存格，從而可以一次翻譯多行。
TRANSLATE 函數直接引用單元格，無需像其他翻譯工具那樣進行複製貼上。它的優點在於能夠自動將翻譯後的文字放入每個儲存格中，同時保持表格的原始佈局。
需要注意的是，TRANSLATE 函數僅在部分 Microsoft 365 版本中可用[7]。除 Microsoft 365 以外的其他 Excel 永久版本（例如 Excel 2019）不提供此函數，因此請事先確認您的環境中是否可用。此外，請注意，此函數屬於服務型函數，每日可翻譯的字元數有限制（配額）[6]。
使用翻譯功能時的3個問題
Excel 內建了翻譯功能，這項便利的功能可以輕鬆地將工作表和工作簿翻譯成多種語言。但是，它也存在以下三個挑戰，需要謹慎使用。
1. 翻譯品質差異
Excel 內建翻譯功能的翻譯引擎由微軟提供。該引擎擅長處理 IT 術語和表達方式，因此技術數據的翻譯品質相對較高。然而，對於一般辦公室文件、銷售資料、行銷資料以及其他不大量使用 IT 術語的文檔，翻譯錯誤和遺漏往往會比較明顯。一種解決方案是使用其他翻譯引擎，而不是依賴 Excel 的內建翻譯功能。
2. 忽略翻譯錯誤
只要使用機器翻譯，就不可能達到完美翻譯，由於語境差異，誤譯和遺漏在所難免。在準確理解業務數據至關重要的場合，忽略這些翻譯錯誤可能會對營運造成重大影響。不熟悉外語的人可能無法判斷翻譯的適當性，即使是雙語員工也可能難以發現翻譯錯誤。
3. 專有名詞和技術術語的誤譯
Excel 的翻譯引擎缺乏辨識和準確翻譯專業術語和專有名詞的功能。因此，產品名稱、公司名稱等專有名詞以及專業術語可能會被替換為更通用的翻譯。尤其值得注意的是，Excel 的標準翻譯引擎通常無法準確翻譯行業術語，而依賴此類翻譯結果可能會導致內部和外部溝通出現問題。
這些都是Excel翻譯功能面臨的挑戰。如果能夠找到解決這些問題的方法，Excel將變得更容易使用，並能更有效地應用於全球場景。
使用免費線上工具和電腦應用程式時的注意事項
在商業活動中，處理重要資訊和機密資料需要格外謹慎。
特別是，許多公司都將 Excel 作為管理重要資料的工具。
使用免費線上工具或電腦應用程式翻譯此類高度機密資料時，請務必注意資訊外洩的風險。
過去曾有報導稱，輸入到免費翻譯工具中的資訊被公開給第三方。 [3][5]
雖然免費的線上服務和應用程式很方便，但它們的資料處理方式和安全措施往往不明確，存在機密資料外洩的風險。如果關鍵的企業資料洩露，可能會對公司造成重大損失，包括競爭力下降和法律風險。
因此，使用能夠保證安全性的翻譯工具非常重要。
解決 Excel 翻譯難題的 4 種方法
本文探討了在使用 Excel 進行商業活動時可能遇到的翻譯問題。
公司資訊外洩和翻譯不準確不僅會損害公司的信譽，而且在某些情況下，甚至可能導致法律糾紛。
解決這些問題的是AI翻譯工作空間「Yaraku翻譯」。Yaraku翻譯在確保安全性的同時，也具備傳統自動翻譯工具所沒有的功能，可協助企業改善翻譯作業。
① 配備多個翻譯引擎
Yaraku翻譯的優勢在於，可在單一平台上靈活使用多種翻譯引擎，包括ChatGPT、Claude、Google翻譯、Microsoft Translator、Papago、Yaraku翻譯，以及可選的Kawamura NMT。
各翻譯引擎都有擅長的領域，依用途選擇合適的引擎，可獲得高品質翻譯。例如，Google翻譯擅長合約和手冊，Microsoft Translator專精於IT相關文件。Papago和Yaraku翻譯可提供簡潔清楚的譯文，ChatGPT則擅長自然的語言表達。
透過針對不同目的使用不同的引擎，我們可以實現其他翻譯服務無法比擬的高品質翻譯。
② 品質檢查助理
Yaraku翻譯配備品質檢查助理，即使不擅長英文也能順暢編輯。即使查看自動翻譯結果後不知道該修改哪裡，AI也會自動指出問題，並清楚顯示需要修改的部分，讓任何人都能輕鬆進行修正。
此外，Yaraku翻譯會在保留文件原始版面的同時進行翻譯。將滑鼠停留在文字上，即可並排查看翻譯前（英文）與翻譯後（日文）的內容，翻譯後的文件也可匯出為Excel。
③ 使用術語庫和片語庫
Yaraku翻譯可透過註冊術語和片語來提高翻譯準確度。出現特定術語或片語時，可將其新增至術語庫，或自動套用預先指定的譯法。
例如，透過預先註冊法律、金融、科技和行銷等各行業中使用的專業術語和專有名詞，系統可以準確翻譯這些行業特有的專業文本。這確保了行業特有的細微差別和微妙之處在翻譯過程中不會失去。此外，註冊術語和短語非常簡單；註冊後，系統會自動使用已學習的術語，從而提高工作效率。
④ 關於安全性
對於包含機密資訊或個人資訊的翻譯文件，建議使用安全性有保障的付費翻譯工具。Yaraku翻譯的公司方案不會將譯文用於二次用途，因此可安心使用自動翻譯[4]。
Yaraku翻譯採取SSL加密、全年無休的系統監控、弱點測試和防火牆等安全措施。此外，也取得ISO/IEC 27001:2013認證，並透過私有雲管理資料。
因此，Yaraku翻譯可為包含機密資訊或個人資訊的文件提供安全的翻譯環境。
常見問題
Excel的翻譯功能可以免費使用嗎？
是的，Excel 內建的翻譯功能是免費的。但是，由於免費工具有時在資料處理方面可能存在不規範之處，因此在處理包含機密資訊的文件時，建議謹慎使用。
使用Excel進行翻譯時，如何防止翻譯錯誤？
結合使用術語庫和檢查功能，可以更有效地避免自動翻譯中的誤譯。專有名詞和技術術語尤其容易被誤譯，因此人工確認和校對非常重要。
安全翻譯Excel檔案時應採取哪些預防措施？
翻譯包含機密或個人資訊的文件時，請務必使用安全可靠的付費翻譯工具。免費工具和應用程式的資料處理方式可能不透明，存在資訊外洩的風險。
總結
※本文於2026年9月更新，補充了有關TRANSLATE函數的資訊。
雖然Excel的翻譯功能很方便，但僅僅依靠這個工具來翻譯有其限制。人工審校對於確保翻譯品質至關重要。此外，處理誤譯和技術術語也是一大挑戰。
如您所見，Excel 的翻譯功能有優點也有缺點。讓我們在充分了解其挑戰、實施穩健的安全措施並有效利用其優勢的同時，最大限度地發揮其作用，最終將其應用於我們的業務中。
撰稿：Yaraku寫作團隊
參考文獻
[1] Microsoft Corporation（無日期）。「將文字翻譯成另一種語言」。瀏覽日期：2025/08/09。https://support.microsoft.com/ja-jp/office/%E5%88%A5%E3%81%AE%E8%A8%80%E8%AA%9E%E3%81%AB%E3%83%86%E3%82%AD%E3%82%B9%E3%83%88%E3%82%92%E7%BF%BB%E8%A8%B3%E3%81%99%E3%82%8B-287380e4-a56c-48a1-9977-f2dca89ce93f（Office/Excel/PowerPoint翻譯步驟的第一手資料）。
[2] Microsoft Corporation（無日期）。「Office – Microsoft Translator for Business（No-Trace）」。瀏覽日期：2025/08/09。https://www.microsoft.com/en-us/translator/business/office/（Office翻譯預設採no-trace方式，不用於儲存或學習）。
[3] IPA（日本資訊處理推進機構）（2024）。「文字生成AI導入與營運指南」。瀏覽日期：2025/08/09。https://www.ipa.go.jp/jinzai/ics/core_human_resource/final_project/2024/f55m8k0000003spo-att/f55m8k0000003svn.pdf（說明使用外部AI或外部服務時處理機密資料的注意事項）。
[4] Microsoft Learn（2025）。「Azure AI Translator的資料、隱私與安全」。瀏覽日期：2025/08/09。https://learn.microsoft.com/en-us/azure/ai-foundry/responsible-ai/translator/data-privacy-security（關於no-trace與不保留資料的技術說明）。
[5] 日經新聞（2017）。「透過翻譯網站造成資訊外洩，僅『禁止使用』無法解決問題」。瀏覽日期：2025/08/09。https://www.nikkei.com/article/DGXMZO22507480Z21C17A0EA1000/
[6] Microsoft Corporation（無日期）。「TRANSLATE函數」。瀏覽日期：2026/09/10。https://support.microsoft.com/ja-jp/excel/functions/translate-function（TRANSLATE函數的語法、引數與錯誤類型的第一手資料）。
[7] Impress Corporation，Mado no Mori（2024/07/02）。「Excel現在可使用函數進行翻譯——將與語言自動偵測函數一同推出」。瀏覽日期：2026/09/10。https://forest.watch.impress.co.jp/docs/news/1604797.html（TRANSLATE函數自Microsoft 365 Insider Preview導入的背景）。