Case Studies

擺脫「逐句複製貼上」｜以招收國際學生為契機，大學事務局啟動翻譯流程改革｜整份檔案翻譯大幅縮短作業時間

「事務局沒有懂中文的職員。」以招收中國留學生為契機，Suzuka University of Medical Science直面「語言隔閡」這項現實課題。由於不得不仰賴會中文的教師，翻譯工作既耗時又費力。為解決這項問題，校方決定導入「Yaraku翻譯」。透過導入可整份翻譯檔案的機制，校方同時提升了翻譯效率，也減輕了教師的負擔。我們訪問了大學事務局的廣江知紀（Tomonori Hiroe），了解導入背景與實際運用情況。

課題
　• 已確定招收中國留學生，但事務局沒有能夠處理中文事務的職員
　• 翻譯工作委託來自中國的教師處理，但教師另有本職工作，難以及時回應
　• 持續使用免費翻譯工具，逐句複製貼上，作業效率不佳

解決方案
　• 導入可按檔案整批翻譯的「Yaraku翻譯」
　• 建立由國際交流中心製作翻譯初稿的機制
　• 將大學間協議（MOU）、會議資料等中文文件快速翻譯成日文
　• 把日文通知與電子郵件翻譯成中文，讓校方能與海外大學順暢溝通

成效
　• 透過檔案翻譯大幅縮短翻譯時間，擺脫以往的手動作業
　• 行政單位可以先準備翻譯初稿，教師只需負責最終確認與細微表達調整
　• 在安全性有保障的環境中，可以安心翻譯MOU等機密性較高的文件

「事務局沒有人懂中文」招收留學生時直面的「語言隔閡」

——首先，請介紹導入Yaraku翻譯的背景，以及當時面臨的課題。

廣江知紀（以下簡稱廣江）：
事情源於中國一所醫學類專科學校提出，希望我們接收該校畢業生轉入本校就讀。過去我們曾招收研究所學生，但招收大學部學生還是第一次，因此需要全面做好接收準備。然而，事務局沒有會中文的職員。海外寄來的文件沒有人看得懂，讓我們在處理上相當困難。

廣江：
校內有幾位來自中國的教師，我們只能請他們協助。不過，教師們原本就忙於研究與授課，再請他們承擔更多翻譯工作，我們也感到很過意不去。身為事務局的一員，我們深感有必要建立能夠自主推進翻譯工作的體制，因此開始尋找合適的翻譯工具。

廣江：
一開始，我們研究了套裝翻譯軟體與其他付費服務，也試用過免費翻譯工具，但逐句複製貼上的作業真的非常耗時。後來，其他職員告訴我們，聽說有一款其他大學正在使用的翻譯軟體不錯，我們因此認識了Yaraku翻譯。這項工具已有其他大學的導入案例，這一點也是讓我們感到安心的因素之一。

「可以直接上傳PDF，非常方便」檔案翻譯與安全性成為導入的決定性因素

廣江：
最大的決定因素，是可以輕鬆地一次翻譯整份檔案。尤其是「可以直接上傳PDF」，這一點對我們非常有吸引力。在導入Yaraku翻譯之前，我們曾製作多語言版學校簡介，當時必須逐一翻譯日文內容，再把譯文放回版面，工作量大得令人望而生畏。我由衷希望當時就能使用Yaraku翻譯。此外，我們也很重視安全性。由於需要處理大學間MOU（協議書）等機密性較高的文件，資訊不會遭外部再次利用，是讓我們能安心使用的重要因素。

廣江：
除了我之外，國際交流中心的行政職員與相關教師也在使用。我們主要把海外大學寄來的會議資料與MOU草案翻譯成日文，也會將本校的電子郵件與提案資料翻譯成對方的語言。文件可以直接整份翻譯，工作變得輕鬆許多，也大幅縮短了翻譯所需時間。坦白說，我現在真的覺得這項工具幫了很大的忙。過去那種逐句翻譯、再把結果放回文件的重複作業已不再需要，省下來的時間可以用於其他工作。我們也不必再請教師負責翻譯，這同樣是減輕教師負擔的一項重要成果。

透過登錄專有名詞提升翻譯準確度

廣江：
請海外出身的教師檢查譯文時，有時會收到回饋，認為「以母語者的角度來看，有些地方的細微語意會有所不同」。不過，我們現在會將用Yaraku翻譯完成的譯文匯出為Word檔案，再請教師以此為基礎微調具體表達。與從零開始請教師翻譯相比，他們的負擔應該已大幅減輕。我們也會把大學名稱等專有名詞登錄到片語集中，以提升翻譯準確度。我認為目前已能妥善運用這項功能。

擴大留學生招收規模：以合作夥伴角色推動校內國際化

廣江：
目前，我們正在與其他海外學校討論簽訂新的MOU，未來留學生人數也可能持續增加。屆時，翻譯工作將變得更加重要。未來，我們也考慮為學生及其家長使用的校內網站提供多語言版本。最理想的狀態，是讓留學生家長即使身在自己的國家，也能查看孩子的學習情況。不過仍需權衡成本，目前還在評估階段。

廣江：
是的。在少子化持續加劇的情況下，把目光投向海外已無法避免。招收留學生也能為日本學生提供了解海外的良好機會。另一方面，身為一所醫療類大學，我們也肩負著協助在校生通過國家考試的重要使命。如果在留學生日語教育上投入過多資源，用於國家考試準備的資源就會減少。這形成了兩難局面，校內也有各種不同意見。如何同時推動國際化與強化國內教育體制，需要做出非常艱難的經營判斷。在這種情況下，Yaraku翻譯等工具能夠支持我們即使在有限的體制下也持續向前推進。