Case Studies

Thoát khỏi việc sao chép và dán từng câu | Cải tổ công việc dịch thuật do văn phòng hành chính đại học khởi xướng khi tiếp nhận du học sinh | Dịch nguyên tệp giúp tiết kiệm đáng kể thời gian

“Không có nhân viên nào trong văn phòng hành chính biết tiếng Trung.” Khi bắt đầu tiếp nhận du học sinh từ Trung Quốc, Suzuka University of Medical Science phải đối mặt với rào cản ngôn ngữ rất thực tế. Trong tình thế buộc phải dựa vào các giảng viên biết tiếng Trung, công việc dịch thuật vừa tốn thời gian vừa mất nhiều công sức. Để giải quyết vấn đề này, trường đã quyết định triển khai Yaraku Dịch. Khả năng dịch toàn bộ tệp cùng lúc giúp trường vừa nâng cao hiệu quả dịch thuật vừa giảm tải cho giảng viên. Chúng tôi đã trao đổi với Tomonori Hiroe từ Văn phòng Hành chính Đại học về bối cảnh triển khai và cách công cụ được sử dụng.

Thách thức
　• Trường đã quyết định tiếp nhận du học sinh Trung Quốc nhưng không có nhân viên hành chính nào có thể xử lý công việc bằng tiếng Trung
　• Trường phải nhờ giảng viên người Trung Quốc dịch tài liệu, nhưng do còn công việc chính nên khó phản hồi nhanh
　• Nhân viên tiếp tục dùng công cụ dịch miễn phí và sao chép, dán từng câu theo một quy trình kém hiệu quả

Giải pháp
　• Triển khai Yaraku Dịch để dịch toàn bộ tệp cùng lúc
　• Xây dựng quy trình để Trung tâm Giao lưu Quốc tế có thể chuẩn bị bản dịch sơ bộ
　• Nhanh chóng dịch các tài liệu tiếng Trung, như biên bản ghi nhớ liên trường (MOU) và tài liệu họp, sang tiếng Nhật
　• Dịch thông báo và email tiếng Nhật sang tiếng Trung để trao đổi thuận lợi với các trường đại học ở nước ngoài

Hiệu quả
　• Dịch tệp giúp rút ngắn đáng kể thời gian dịch và giải phóng nhân viên khỏi công việc thủ công
　• Bộ phận hành chính có thể chuẩn bị bản dịch sơ bộ, còn giảng viên chỉ cần kiểm tra lần cuối và điều chỉnh sắc thái
　• Môi trường dịch thuật bảo đảm an toàn thông tin giúp trường yên tâm xử lý các tài liệu có tính bảo mật cao, bao gồm MOU

“Không ai trong văn phòng hành chính hiểu tiếng Trung”: Rào cản ngôn ngữ khi bắt đầu tiếp nhận du học sinh

— Trước tiên, xin chia sẻ bối cảnh triển khai Yaraku Dịch và những thách thức lúc đó.

Tomonori Hiroe (sau đây gọi là Hiroe)
Mọi chuyện bắt đầu khi một trường chuyên môn về y tế tại Trung Quốc đề nghị chúng tôi tiếp nhận sinh viên tốt nghiệp của họ vào học chuyển tiếp. Trước đây, trường từng tiếp nhận sinh viên sau đại học, nhưng đây là trường hợp đầu tiên ở bậc đại học nên chúng tôi phải chuẩn bị tiếp nhận một cách toàn diện. Tuy nhiên, không có nhân viên nào trong văn phòng hành chính biết tiếng Trung. Không ai đọc được tài liệu gửi từ nước ngoài nên chúng tôi gặp rất nhiều khó khăn khi xử lý.

Hiroe:
Chúng tôi không còn lựa chọn nào khác ngoài nhờ một số giảng viên người Trung Quốc trong trường hỗ trợ. Tuy nhiên, họ vốn đã bận rộn với nghiên cứu và giảng dạy nên chúng tôi cảm thấy áy náy nếu tiếp tục tăng thêm gánh nặng dịch thuật. Về phía văn phòng hành chính, chúng tôi nhận thấy rõ cần xây dựng một quy trình để có thể chủ động thực hiện công việc dịch thuật. Từ đó, chúng tôi bắt đầu tìm kiếm một công cụ dịch phù hợp.

Hiroe:
Ban đầu, chúng tôi tìm hiểu phần mềm dịch cài đặt trọn gói và các dịch vụ trả phí khác. Chúng tôi cũng thử công cụ dịch miễn phí, nhưng việc sao chép và dán từng câu thực sự mất rất nhiều thời gian. Sau đó, một nhân viên cho biết phần mềm dịch mà các trường đại học khác đang sử dụng có vẻ khá tốt, và đó là cách chúng tôi biết đến Yaraku Dịch. Việc công cụ đã có kinh nghiệm triển khai tại các trường đại học cũng là một yếu tố khiến chúng tôi an tâm.

“Có thể tải nguyên tệp PDF lên nên rất tiện” Dịch tệp và bảo mật là yếu tố quyết định

Hiroe:
Yếu tố quyết định lớn nhất là sự tiện lợi khi có thể dịch toàn bộ tệp cùng lúc. Đặc biệt, khả năng tải nguyên tệp PDF lên rất hấp dẫn đối với chúng tôi. Trước khi triển khai Yaraku Dịch, khi làm tài liệu giới thiệu trường bằng nhiều ngôn ngữ, chúng tôi phải dịch từng đoạn tiếng Nhật rồi đưa lại vào bố cục. Đó là một khối lượng công việc gần như vô tận. Tôi thực sự ước lúc đó đã có Yaraku Dịch. Chúng tôi cũng coi trọng vấn đề bảo mật. Vì phải xử lý các tài liệu có tính bảo mật cao như MOU giữa các trường đại học, việc thông tin không bị tái sử dụng bên ngoài là một điểm quan trọng giúp chúng tôi yên tâm sử dụng.

Hiroe:
Ngoài tôi, nhân viên hành chính tại Trung tâm Giao lưu Quốc tế và các giảng viên liên quan cũng sử dụng công cụ này. Chúng tôi chủ yếu dịch tài liệu họp và dự thảo MOU từ các trường đại học nước ngoài sang tiếng Nhật, đồng thời dịch email và tài liệu đề xuất của trường sang ngôn ngữ của đối tác. Khả năng dịch nguyên tài liệu giúp công việc trở nên dễ dàng hơn rất nhiều và tiết kiệm đáng kể thời gian. Thành thật mà nói, hiện tại công cụ này thực sự giúp ích cho chúng tôi. Chúng tôi không còn phải lặp đi lặp lại việc dịch từng câu rồi đưa kết quả trở lại tài liệu như trước, nhờ đó có thể dùng thời gian tiết kiệm được cho các công việc khác. Việc không còn phải nhờ giảng viên dịch cũng giúp giảm đáng kể gánh nặng cho họ.

Nâng cao độ chính xác bản dịch bằng cách đăng ký tên riêng

Hiroe:
Khi nhờ giảng viên đến từ nước ngoài kiểm tra kết quả dịch, đôi khi chúng tôi nhận được phản hồi rằng “khi người bản ngữ đọc, một số chỗ có sắc thái hơi khác”. Tuy nhiên, hiện nay chúng tôi xuất nội dung đã dịch bằng Yaraku Dịch dưới dạng tệp Word, rồi nhờ giảng viên tinh chỉnh các cách diễn đạt cụ thể dựa trên bản nháp đó. Khối lượng công việc của họ có lẽ đã giảm đáng kể so với khi phải dịch từ đầu. Chúng tôi cũng đăng ký các tên riêng, chẳng hạn tên trường, vào Trang cụm từ để nâng cao độ chính xác bản dịch và tôi cho rằng tính năng này đang được sử dụng hiệu quả.

Hướng tới mở rộng tiếp nhận du học sinh: Đối tác thúc đẩy quốc tế hóa trong trường

Hiroe:
Hiện nay, chúng tôi đang thảo luận để ký MOU mới với các cơ sở giáo dục khác ở nước ngoài và số lượng du học sinh có thể tiếp tục tăng. Khi đó, công việc dịch thuật sẽ càng trở nên quan trọng. Trong tương lai, chúng tôi cũng cân nhắc hỗ trợ nhiều ngôn ngữ cho trang web nội bộ dành cho sinh viên và phụ huynh. Lý tưởng nhất là phụ huynh của du học sinh có thể theo dõi tình hình học tập của con mình ngay từ quốc gia của họ. Tuy nhiên, do phải cân đối với chi phí nên hiện tại kế hoạch vẫn đang ở giai đoạn xem xét.

Hiroe:
Đúng vậy. Trong bối cảnh xu hướng giảm sinh tiếp diễn, việc hướng ra nước ngoài là điều không thể tránh khỏi. Tiếp nhận du học sinh cũng là cơ hội tốt để sinh viên Nhật Bản hiểu thêm về các nước khác. Mặt khác, với tư cách một trường đại học thuộc khối ngành y tế, chúng tôi có sứ mệnh quan trọng là giúp sinh viên đang theo học vượt qua kỳ thi quốc gia. Nếu dành quá nhiều nguồn lực cho việc dạy tiếng Nhật cho du học sinh, nguồn lực chuẩn bị cho kỳ thi quốc gia sẽ giảm. Điều này tạo ra một tình thế khó xử và trong trường cũng có nhiều ý kiến khác nhau. Việc cân bằng giữa quốc tế hóa và củng cố hệ thống giáo dục trong nước đòi hỏi những quyết định quản lý rất khó khăn. Trong bối cảnh đó, các công cụ như Yaraku Dịch giúp chúng tôi tiếp tục tiến về phía trước dù điều kiện tổ chức còn hạn chế.