Case Studies

Di balik pengungkapan simultan materi IR ROUND ONE | Transformasi proses penerjemahan

ROUND ONE Corporation (selanjutnya disebut “ROUND ONE”) memimpin industri hiburan dan dalam beberapa tahun terakhir terus memperluas bisnisnya di Amerika Serikat. Seiring ROUND ONE mempercepat ekspansi global, kewajiban mengungkapkan materi IR secara simultan dalam bahasa Jepang dan Inggris menjadi tantangan besar bagi pekerjaan penerjemahan. Proses penerjemahan dari bahasa Jepang ke bahasa Inggris yang sebelumnya memiliki kelonggaran waktu sekitar 1 minggu berubah sepenuhnya setelah pengungkapan simultan diwajibkan. Perusahaan mulai merasakan keterbatasan alat yang digunakan sebelumnya dari sisi biaya, ketergantungan pada individu tertentu, dan efisiensi kerja. Untuk mengatasi tantangan ini, ROUND ONE menerapkan Yaraku Terjemahan, alat bantu penerjemahan berbasis AI generatif. Kami berbincang dengan dua karyawan yang berada di garis depan pekerjaan penerjemahan.

Tantangan – Biaya alat penerjemahan lama membuat Departemen Akuntansi hanya memiliki 1 akun sehingga proses permintaan penerjemahan merepotkan – Batas karakter mengharuskan kontrak panjang dibagi menjadi beberapa bagian sebelum diterjemahkan – Fitur Glosarium belum dimanfaatkan sehingga istilah internal perusahaan tidak konsisten

Target – Menggunakan alat dengan lebih banyak fitur sambil menekan biaya – Membangun lingkungan yang dapat digunakan oleh beberapa orang dan mengurangi ketergantungan pada individu tertentu – Mengurangi waktu penerjemahan sebesar 5–10% agar dapat berfokus pada pekerjaan inti – Memenuhi pengungkapan simultan materi IR dalam bahasa Jepang dan Inggris dengan cepat dan akurat

Menghadapi tenggat pengungkapan dan menembus hambatan penerjemahan IR

ROUND ONE menggunakan Yaraku Terjemahan untuk beragam kebutuhan, tetapi penerjemahan materi IR merupakan salah satu yang terpenting. Untuk memberikan informasi yang adil kepada investor asing, pengungkapan materi IR secara simultan dalam bahasa Jepang dan Inggris diwajibkan.* Perusahaan tidak lagi dapat mengungkapkan versi bahasa Jepang terlebih dahulu lalu menerbitkan versi bahasa Inggris.

*Mulai 1 April 2025, Bursa Efek Tokyo mewajibkan perusahaan yang tercatat di Prime Market untuk mengungkapkan informasi IR penting, termasuk ringkasan hasil keuangan, secara simultan dalam bahasa Jepang dan Inggris.

Jadwal sebelumnya sudah ketat, tetapi kini pekerjaan penerjemahan menuntut kecepatan dan akurasi yang lebih tinggi lagi.

“Karena kami membutuhkan kecepatan dan akurasi yang lebih tinggi dari sebelumnya, kami meminta tim di Yaraku, Inc. agar dapat mulai menggunakan alat ini lebih awal.”

Dua tantangan khas IR: keterbatasan tenaga peninjau dan pengungkapan simultan

Dalam pekerjaan IR, ROUND ONE menghadapi dua tantangan:

– Hanya ada 3 peninjau bahasa Inggris di dalam departemen – Pengungkapan simultan dalam bahasa Jepang dan Inggris

Kedua tantangan ini memberi tekanan besar pada operasional.

1) Hanya ada 3 peninjau bahasa Inggris di dalam departemen Departemen Akuntansi memiliki sekitar 30 karyawan, tetapi hanya 3 orang yang mampu melakukan peninjauan bahasa Inggris secara akurat. Tim tidak punya pilihan selain bergantung pada ketiganya. Masing-masing memiliki keahlian berbeda: tata bahasa, menilai nuansa ungkapan dari perspektif IR, atau memeriksa konsistensi angka dan nama akun. Kekurangan sumber daya peninjauan pun semakin jelas.

2) Kewajiban pengungkapan simultan dalam bahasa Jepang dan Inggris Kelonggaran waktu sebelum menerbitkan versi bahasa Inggris hilang sehingga proses harus dipercepat.

Dengan dua tantangan tersebut, proses penerjemahan yang ada semakin sulit dipertahankan.

“Pertama, kami perlu membuat draf terjemahan dengan mutu yang konsisten dalam waktu singkat. Setelah itu, anggota yang mahir berbahasa Inggris dapat menyempurnakan ungkapannya. Tanpa sistem ini, saya rasa kami tidak mungkin memenuhi tenggat pengungkapan simultan.”

Dengan Yaraku Terjemahan, setiap orang dapat langsung membuat draf awal bahasa Inggris dari naskah bahasa Jepang dan menilai keakuratan hasil dari sisi angka, istilah, dan makna sambil membandingkan beberapa mesin penerjemahan. Dengan demikian, peninjau dapat berfokus hanya pada bagian yang perlu diperiksa.

Hasilnya:

• Kecepatan menindaklanjuti revisi meningkat
• Mutu draf awal menjadi lebih konsisten dan beban peninjauan berkurang
• Hambatan pada proses pemeriksaan yang sebelumnya terpusat pada 3 orang berkurang
• Konsistensi angka dan istilah yang diperlukan dalam materi IR lebih mudah dipertahankan

Perbaikan tersebut membantu ROUND ONE membangun sistem internal untuk pengungkapan simultan.

Alasan memilih Yaraku Terjemahan: efektivitas biaya dan kelengkapan fitur

Manfaat Yaraku Terjemahan tidak terbatas pada bidang IR. ROUND ONE juga menggunakannya untuk menerjemahkan kontrak hingga 500.000 karakter dan email singkat dalam pekerjaan sehari-hari. Sebelumnya, ROUND ONE menggunakan alat penerjemahan lain, tetapi kedua narasumber menilai alat tersebut tidak sesuai dengan kondisi perusahaan.

“Ada bagian yang kami rasa tidak sepadan dengan biayanya. Penambahan akun membutuhkan biaya besar sehingga Departemen Akuntansi hanya mendapat 1 akun. Batas jumlah karakter juga menjadi salah satu alasan alat tersebut sulit digunakan.”

Kontrak sewa untuk lokasi di luar negeri dapat mencapai 100 halaman atau 500.000 karakter. Kebutuhan untuk selalu memperhatikan batas karakter saat menerjemahkan sangat menurunkan efisiensi kerja.

Menjelang perpanjangan kontrak, ROUND ONE memutuskan untuk meninjau ulang alat penerjemahannya secara menyeluruh. Tim menemukan Yaraku Terjemahan melalui pencarian web. Setelah membandingkan beberapa layanan serupa, efektivitas biaya dan kelengkapan fitur menjadi faktor penentu.

“Banyaknya hal yang dapat dilakukan dibandingkan dengan biaya penggunaannya sangat menarik. Kami dapat memilih beberapa mesin penerjemahan, membagikan istilah, dan mendaftarkan istilah khusus kami di My Company. Fitur-fitur inilah yang terasa lebih baik dibandingkan layanan lain. Di sisi lain, saat menerjemahkan PDF, tata letak terkadang rusak, ada teks yang tidak diterjemahkan, atau terjadi kesalahan terjemahan. Kami berharap hal ini terus diperbaiki.” Catatan: Jumlah maksimum yang dapat diterjemahkan Yaraku Terjemahan dalam 1 kali proses berbeda menurut mesin dan mencapai 150.000 karakter.

Beralih dari ketergantungan pada individu menuju penerjemahan berbasis tim

Penerapan Yaraku Terjemahan membantu ROUND ONE melepaskan pekerjaan penerjemahan dari ketergantungan pada orang tertentu. Saat ini, akun juga telah diberikan kepada divisi bisnis yang menangani pembukaan lokasi di luar negeri, Departemen Hukum, dan Departemen Umum, sehingga terbentuk fondasi penerjemahan di seluruh perusahaan. Pembagian peran mulai berjalan: setiap orang membuat draf awal sendiri, sedangkan karyawan yang mahir berbahasa Inggris melakukan pemeriksaan akhir.

Antarmuka pengguna yang mudah dipahami juga menjadi faktor yang mendukung keputusan penerapan.

“Secara pribadi saya cukup menyukai UI-nya. Tampilannya bagus dan saya rasa hal itu memang memberi dampak positif.”

Karena intuitif, alat ini tidak memerlukan pelatihan. Bahkan karyawan yang tidak mahir berbahasa Inggris dapat menggunakannya tanpa ragu, sehingga pemanfaatannya meluas lintas departemen. Fitur pengeditan kolaboratif dan antarmuka yang mudah digunakan pada Yaraku Terjemahan membantu ROUND ONE beralih ke sistem penerjemahan berbasis tim.

Bagaimana ROUND ONE mengurangi waktu penerjemahan sebesar 5–10%

Manfaat penerapan terlihat dalam angka yang konkret. Penggunaan Yaraku Terjemahan bahkan untuk kebutuhan sederhana, seperti menerjemahkan email kerja ke bahasa Inggris, telah mengurangi waktu yang dihabiskan untuk penerjemahan.

“Saya merasa waktu kerja berkurang sekitar 5–10%. Saat menggunakan layanan lain, kami memasukkan hasilnya ke situs penerjemahan lain untuk memeriksa apakah terjemahannya benar. Dengan Yaraku Terjemahan, kami cukup memeriksa terjemahan yang ditampilkan oleh beberapa mesin dan dapat memastikan hasilnya benar. Kami benar-benar merasakan waktu kerja menjadi lebih singkat.”

Yaraku Terjemahan menyediakan beberapa mesin penerjemahan dan menampilkan hasil terjemahan dari setiap mesin.

*Seperti terlihat di sisi kanan gambar, terjemahan bahasa Inggris dari Claude, GPT-4.1, Yaraku Terjemahan, Google Translate, dan mesin lainnya ditampilkan. Ungkapan dapat sedikit berbeda menurut mesin.

Karena beberapa hasil terjemahan dapat dibandingkan dan dievaluasi langsung di Yaraku Terjemahan, pengguna tidak perlu melakukan pencarian ulang di situs eksternal atau menghabiskan banyak waktu untuk memeriksa ketepatan terjemahan. Pengurangan pekerjaan verifikasi ini berkontribusi besar terhadap penghematan waktu secara keseluruhan.

Rencana ke depan: beralih dari alih daya ke penerjemahan internal

Saat ini ROUND ONE masih mengalihdayakan sebagian pekerjaan penerjemahan, tetapi berencana mengerjakannya secara internal pada masa mendatang. Fitur Glosarium di Yaraku Terjemahan juga diharapkan dapat mengurangi ketidakkonsistenan istilah khusus ROUND ONE dan ungkapan yang sesuai dengan bisnisnya.

Ambil contoh “crane game machines”. Istilah bahasa Inggris yang umum antara lain “crane game machines”, “prize machines”, dan “claw machines”. Dengan mendaftarkan istilah yang disetujui di Yaraku Terjemahan, ROUND ONE membangun sistem yang secara konsisten menghasilkan “crane game machines”, istilah yang digunakan dalam materi IR, siapa pun penerjemahnya. Materi IR tidak mengizinkan variasi istilah dan menuntut penulisan yang konsisten.

“Kami ingin alat ini mempelajari istilah kami dengan baik sehingga akurasinya meningkat sampai hanya memerlukan sedikit revisi.”

Melalui upaya ini, ROUND ONE berupaya menangani lebih banyak pekerjaan penerjemahan secara internal, meningkatkan mutu, dan mengurangi biaya.

Catatan editor: menuju standar global yang sesungguhnya melalui teknologi penerjemahan

Hal yang paling berkesan dalam wawancara ini adalah Yaraku Terjemahan tidak hanya berfungsi sebagai alat untuk meningkatkan efisiensi penerjemahan, tetapi juga sebagai fondasi komunikasi global perusahaan. ROUND ONE telah menstandarkan pekerjaan penerjemahan yang sebelumnya bergantung pada individu dalam bidang penting komunikasi investor, sekaligus membangun sistem yang dapat menjaga mutu meskipun penanggung jawab berubah. Ini merupakan contoh bermanfaat yang dapat diterapkan tidak hanya di ROUND ONE, tetapi juga di perusahaan lain.