Case Studies

Hậu trường công bố đồng thời tài liệu IR bằng tiếng Nhật và tiếng Anh | ROUND ONE đã chuyển đổi quy trình dịch thuật ra sao

ROUND ONE Corporation (sau đây gọi là “ROUND ONE”) là doanh nghiệp hàng đầu trong ngành vui chơi giải trí và trong những năm gần đây đã mở rộng hoạt động tại Hoa Kỳ. Khi ROUND ONE đẩy nhanh quá trình phát triển toàn cầu, việc phải công bố đồng thời tài liệu IR bằng tiếng Nhật và tiếng Anh trở thành một thách thức lớn đối với công việc dịch thuật. Quy trình dịch từ tiếng Nhật sang tiếng Anh vốn từng có khoảng 1 tuần chuẩn bị đã thay đổi hoàn toàn khi công bố đồng thời trở thành yêu cầu bắt buộc. Công ty dần nhận thấy giới hạn của công cụ cũ về chi phí, sự phụ thuộc vào một số cá nhân và hiệu quả công việc. Để vượt qua khó khăn này, ROUND ONE đã triển khai Yaraku Dịch, công cụ hỗ trợ dịch thuật tích hợp AI tạo sinh. Chúng tôi đã trò chuyện với 2 thành viên trực tiếp đảm nhiệm công việc dịch thuật.

Thách thức – Chi phí công cụ dịch cũ khiến Phòng Kế toán chỉ có 1 tài khoản, làm quy trình yêu cầu dịch trở nên bất tiện – Giới hạn ký tự buộc hợp đồng dài phải được chia thành nhiều phần để dịch – Tính năng Thuật ngữ chưa được sử dụng, dẫn đến cách viết thuật ngữ nội bộ không nhất quán

Mục tiêu – Sử dụng công cụ có nhiều tính năng hơn trong khi vẫn kiểm soát chi phí – Xây dựng môi trường cho nhiều người cùng sử dụng và giảm phụ thuộc vào cá nhân – Giảm 5–10% thời gian dịch để tập trung vào công việc cốt lõi – Đáp ứng yêu cầu công bố đồng thời tài liệu IR bằng tiếng Nhật và tiếng Anh với tốc độ và độ chính xác cao

Chạy đua với thời hạn công bố và vượt qua rào cản dịch thuật IR

ROUND ONE sử dụng Yaraku Dịch cho nhiều mục đích, trong đó việc dịch tài liệu IR đặc biệt quan trọng. Để cung cấp thông tin công bằng cho nhà đầu tư nước ngoài, việc công bố đồng thời tài liệu IR bằng tiếng Nhật và tiếng Anh đã trở thành yêu cầu bắt buộc.* Công ty không còn có thể công bố bản tiếng Nhật trước rồi mới phát hành bản tiếng Anh sau.

*Từ ngày 01/04/2025, Sở Giao dịch Chứng khoán Tokyo yêu cầu các công ty niêm yết trên thị trường Prime phải công bố đồng thời bằng tiếng Nhật và tiếng Anh các thông tin IR quan trọng, bao gồm báo cáo tóm tắt kết quả kinh doanh.

Lịch trình vốn đã gấp, nay công việc dịch thuật còn đòi hỏi tốc độ và độ chính xác cao hơn nữa.

“Vì cần tốc độ và độ chính xác cao hơn trước, chúng tôi đã đề nghị đội ngũ của Yaraku, Inc. cho phép sử dụng công cụ sớm hơn.”

Hai thách thức đặc thù của IR: nhân sự rà soát và công bố đồng thời

Trong hoạt động IR của ROUND ONE,

– Chỉ có 3 người rà soát tiếng Anh trong phòng ban – Công bố đồng thời bằng tiếng Nhật và tiếng Anh

đây là hai thách thức mà công ty phải đối mặt.

1) Chỉ có 3 người rà soát tiếng Anh trong phòng ban Phòng Kế toán có khoảng 30 nhân viên, nhưng chỉ 3 người có thể rà soát tiếng Anh chính xác. Bộ phận buộc phải phụ thuộc vào 3 người này, trong khi mỗi người có một thế mạnh riêng: ngữ pháp, đánh giá hàm ý của cách diễn đạt từ góc độ IR, hoặc kiểm tra tính nhất quán của số liệu và tên tài khoản kế toán. Tình trạng thiếu nguồn lực rà soát trở nên rõ rệt.

2) Bắt buộc công bố đồng thời bằng tiếng Nhật và tiếng Anh Khoảng thời gian chuẩn bị trước khi công bố bản tiếng Anh không còn nữa, khiến quy trình phải được đẩy nhanh.

Trước hai thách thức này, ngày càng có nhiều tình huống mà quy trình dịch thuật trước đây khó có thể đáp ứng.

“Trước tiên, chúng tôi cần tạo một bản dịch nháp có chất lượng ổn định trong thời gian ngắn. Sau đó, các thành viên giỏi tiếng Anh sẽ tinh chỉnh cách diễn đạt. Nếu không xây dựng được hệ thống này, tôi nghĩ chúng tôi khó có thể kịp thời hạn công bố đồng thời.”

Với Yaraku Dịch, mỗi người phụ trách có thể lập tức tạo bản nháp tiếng Anh từ bản thảo tiếng Nhật, đồng thời so sánh nhiều công cụ dịch máy để kiểm tra tính phù hợp của bản dịch về số liệu, thuật ngữ và ý nghĩa. Nhờ đó, người rà soát có thể tập trung vào đúng những điểm cần kiểm tra.

Kết quả:

• Cập nhật theo các chỉnh sửa nhanh hơn
• Chất lượng bản nháp đồng đều hơn và giảm khối lượng rà soát
• Giảm điểm nghẽn trong quy trình kiểm tra vốn tập trung vào 3 người
• Dễ duy trì tính nhất quán của số liệu và thuật ngữ cần thiết trong tài liệu IR

Những cải thiện này đã giúp ROUND ONE xây dựng hệ thống nội bộ phục vụ công bố đồng thời.

Lý do lựa chọn Yaraku Dịch: hiệu quả chi phí và tính đa năng

Lợi ích của Yaraku Dịch không chỉ giới hạn trong lĩnh vực IR. ROUND ONE còn sử dụng công cụ để dịch hợp đồng dài tới 500.000 ký tự và những email ngắn trong công việc hằng ngày. Trước đây, ROUND ONE từng sử dụng một công cụ dịch khác, nhưng cả 2 người được phỏng vấn đều nhận thấy công cụ đó không phù hợp với tình hình của công ty.

“Có những điểm khiến chúng tôi cảm thấy chi phí không tương xứng với hiệu quả. Việc thêm tài khoản phát sinh chi phí lớn nên Phòng Kế toán chỉ được cấp 1 tài khoản. Giới hạn số ký tự cũng là một lý do khiến công cụ khó sử dụng.”

Hợp đồng thuê mặt bằng ở nước ngoài có thể dài tới 100 trang, tương đương 500.000 ký tự. Việc phải liên tục để ý giới hạn ký tự trong khi dịch làm giảm đáng kể hiệu quả công việc.

Trước tình hình đó, khi hợp đồng đến kỳ gia hạn, ROUND ONE quyết định rà soát toàn diện các công cụ dịch. Nhóm biết đến Yaraku Dịch qua tìm kiếm trên web. Sau khi so sánh các dịch vụ tương tự, hiệu quả chi phí và tính đa năng trở thành yếu tố quyết định.

“Số lượng tính năng có thể sử dụng so với mức phí là một điểm rất hấp dẫn. Chúng tôi có thể chọn nhiều công cụ dịch máy, chia sẻ thuật ngữ và đăng ký thuật ngữ riêng trong My Company. Đây là những điểm nổi bật so với các dịch vụ khác. Mặt khác, khi dịch PDF, bố cục thường bị vỡ, có phần không được dịch hoặc xuất hiện lỗi dịch. Chúng tôi kỳ vọng những điểm này sẽ tiếp tục được cải thiện.” Lưu ý: Số ký tự tối đa mà Yaraku Dịch có thể xử lý trong 1 lần khác nhau tùy theo công cụ dịch máy và tối đa là 150.000 ký tự.

Thoát khỏi sự phụ thuộc vào cá nhân để chuyển sang dịch thuật theo nhóm

Việc triển khai Yaraku Dịch giúp ROUND ONE giảm phụ thuộc vào những cá nhân cụ thể trong công việc dịch thuật. Hiện nay, tài khoản cũng đã được cấp cho bộ phận kinh doanh phụ trách mở cơ sở ở nước ngoài, Phòng Pháp chế và Phòng Hành chính, qua đó xây dựng nền tảng dịch thuật trên toàn công ty. Cách phân công vai trò mới bắt đầu vận hành: mỗi người phụ trách tự tạo bản nháp, còn nhân viên giỏi tiếng Anh thực hiện bước kiểm tra cuối cùng.

Giao diện người dùng dễ hiểu cũng là một yếu tố thúc đẩy quyết định triển khai.

“Cá nhân tôi khá thích UI. Giao diện đẹp và tôi nghĩ điều đó đã mang lại hiệu quả tích cực.”

Công cụ có giao diện trực quan nên không cần đào tạo. Ngay cả người phụ trách không giỏi tiếng Anh cũng có thể sử dụng mà không ngần ngại, nhờ đó công cụ được sử dụng rộng rãi ở nhiều phòng ban. Tính năng chỉnh sửa cộng tác và giao diện dễ sử dụng của Yaraku Dịch đang giúp ROUND ONE chuyển sang mô hình “dịch theo nhóm”.

Lý do có thể giảm 5–10% thời gian dịch

Hiệu quả triển khai được thể hiện bằng những con số cụ thể. Việc sử dụng Yaraku Dịch ngay cả cho nhu cầu nhỏ như dịch email công việc sang tiếng Anh đã giúp giảm thời gian dành cho dịch thuật.

“Tôi cảm thấy thời gian làm việc đã giảm khoảng 5–10%. Khi sử dụng dịch vụ khác, chúng tôi thường đưa bản dịch vào một trang web dịch khác để kiểm tra xem có thực sự đúng hay không. Với Yaraku Dịch, chỉ cần xem các bản dịch do nhiều công cụ dịch máy hiển thị là có thể xác nhận rằng bản dịch phù hợp. Chúng tôi thực sự cảm nhận được thời gian làm việc đã ngắn hơn.”

Yaraku Dịch tích hợp nhiều công cụ dịch máy và hiển thị bản dịch của từng công cụ.

*Như minh họa ở phía bên phải hình ảnh, hệ thống hiển thị bản dịch tiếng Anh từ Claude, GPT-4.1, Yaraku Dịch, Google Translate và các công cụ dịch máy khác. Cách diễn đạt có thể khác nhau đôi chút tùy theo công cụ.

Vì có thể so sánh và đánh giá nhiều kết quả dịch ngay trong Yaraku Dịch, người dùng giảm được công sức tìm kiếm lại trên trang web bên ngoài hoặc kiểm tra tính phù hợp của bản dịch. Việc giảm khâu xác minh này góp phần đáng kể vào tổng thời gian tiết kiệm được.

Kế hoạch sắp tới: đưa công việc dịch thuê ngoài về thực hiện nội bộ

ROUND ONE hiện vẫn thuê ngoài một phần công việc dịch thuật, nhưng có kế hoạch chuyển sang thực hiện nội bộ trong tương lai. Tính năng Thuật ngữ của Yaraku Dịch cũng được kỳ vọng giúp giảm sự không nhất quán trong thuật ngữ riêng của ROUND ONE và cách diễn đạt phù hợp với hoạt động kinh doanh.

Lấy “crane game machines” làm ví dụ. Các cách diễn đạt tiếng Anh phổ biến gồm “crane game machines”, “prize machines” và “claw machines”. Bằng cách đăng ký thuật ngữ đã được phê duyệt trong Yaraku Dịch, ROUND ONE đã xây dựng hệ thống luôn xuất ra “crane game machines”, cách viết được sử dụng trong tài liệu IR, bất kể ai thực hiện bản dịch. Tài liệu IR yêu cầu thuật ngữ phải được sử dụng nhất quán và không được thay đổi cách viết tùy ý.

“Chúng tôi muốn công cụ ghi nhớ đầy đủ thuật ngữ của mình và nâng độ chính xác đến mức chỉ cần chỉnh sửa nhẹ.”

Thông qua những nỗ lực này, ROUND ONE hướng tới việc đưa thêm công việc dịch về nội bộ, nâng cao chất lượng và giảm chi phí.

Ghi chú của biên tập viên: hướng tới tiêu chuẩn toàn cầu thực sự nhờ công nghệ dịch thuật

Điều gây ấn tượng trong cuộc phỏng vấn này là Yaraku Dịch không chỉ dừng lại ở một “công cụ nâng cao hiệu quả dịch thuật” mà còn hoạt động như “nền tảng giao tiếp toàn cầu” của doanh nghiệp. ROUND ONE đã chuẩn hóa công việc dịch thuật vốn phụ thuộc vào cá nhân trong lĩnh vực quan trọng là thông tin dành cho nhà đầu tư, đồng thời xây dựng hệ thống có thể duy trì chất lượng ngay cả khi người phụ trách thay đổi. Đây là một ví dụ hữu ích không chỉ cho ROUND ONE mà còn có thể áp dụng cho các doanh nghiệp khác.