Case Studies

หลุดพ้นจากการคัดลอกและวางทีละประโยค | การรับนักศึกษาต่างชาติเป็นจุดเริ่มต้นให้สำนักงานบริหารมหาวิทยาลัยเดินหน้าปฏิรูปงานแปล | แปลทั้งไฟล์ ช่วยลดเวลาได้อย่างมาก

“ไม่มีเจ้าหน้าที่ในสำนักงานบริหารที่เข้าใจภาษาจีน” การเริ่มรับนักศึกษาต่างชาติจากจีนทำให้ Suzuka University of Medical Science ต้องเผชิญกับอุปสรรคด้านภาษาอย่างเป็นรูปธรรม ในช่วงที่ต้องพึ่งพาอาจารย์ที่สื่อสารภาษาจีนได้ งานแปลจึงใช้ทั้งเวลาและแรงงานมาก มหาวิทยาลัยตัดสินใจนำ Yaraku แปลภาษา มาใช้เพื่อแก้ปัญหานี้ ระบบที่แปลทั้งไฟล์ได้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพงานแปลและลดภาระของอาจารย์ไปพร้อมกัน เราได้พูดคุยกับคุณ Tomonori Hiroe จากสำนักงานบริหารมหาวิทยาลัยถึงที่มาของการนำระบบมาใช้และรูปแบบการใช้งานจริง

ความท้าทาย
　• มหาวิทยาลัยตัดสินใจรับนักศึกษาต่างชาติจากจีน แต่ไม่มีเจ้าหน้าที่ในสำนักงานบริหารที่สามารถรับมือกับงานภาษาจีนได้
　• ต้องขอให้อาจารย์ชาวจีนช่วยแปล แต่เนื่องจากมีงานวิจัยและการสอนเป็นภารกิจหลัก จึงยากที่จะช่วยได้อย่างรวดเร็ว
　• ใช้เครื่องมือแปลภาษาฟรีและคัดลอกกับวางข้อความทีละประโยค ทำให้กระบวนการแปลไม่มีประสิทธิภาพ

แนวทางแก้ไข
　• นำ Yaraku แปลภาษา มาใช้เพื่อแปลทั้งไฟล์พร้อมกัน
　• สร้างระบบให้ศูนย์แลกเปลี่ยนนานาชาติสามารถจัดทำร่างคำแปลเบื้องต้นได้
　• แปลเอกสารภาษาจีน เช่น บันทึกความเข้าใจระหว่างมหาวิทยาลัย (MOU) และเอกสารการประชุมเป็นภาษาญี่ปุ่นได้อย่างรวดเร็ว
　• แปลประกาศและอีเมลที่จัดทำเป็นภาษาญี่ปุ่นให้เป็นภาษาจีน เพื่อให้ติดต่อกับมหาวิทยาลัยต่างประเทศได้อย่างราบรื่น

ผลลัพธ์
　• การแปลไฟล์ช่วยลดเวลาทำงานแปลได้อย่างมาก และทำให้ไม่ต้องทำงานด้วยตนเองแบบเดิม
　• ฝ่ายธุรการสามารถเตรียมร่างคำแปลได้เอง โดยขอให้อาจารย์ตรวจสอบขั้นสุดท้ายและปรับรายละเอียดของสำนวนเท่านั้น
　• สามารถแปลเอกสารที่เป็นความลับสูง เช่น MOU ได้อย่างมั่นใจในสภาพแวดล้อมที่มีมาตรการรักษาความปลอดภัย

“ไม่มีใครในสำนักงานบริหารเข้าใจภาษาจีน” อุปสรรคด้านภาษาที่ต้องเผชิญเมื่อเริ่มรับนักศึกษาต่างชาติ

— ก่อนอื่น ช่วยเล่าที่มาของการนำ Yaraku แปลภาษา มาใช้และปัญหาที่เผชิญในเวลานั้น

คุณ Tomonori Hiroe (ต่อไปเรียกว่าคุณ Hiroe)
จุดเริ่มต้นคือวิทยาลัยวิชาชีพด้านการแพทย์แห่งหนึ่งในจีนติดต่อมาเพื่อขอให้เรารับผู้สำเร็จการศึกษาเข้าเรียนต่อแบบโอนย้าย ก่อนหน้านี้เราเคยรับนักศึกษาระดับบัณฑิตศึกษา แต่ครั้งนี้เป็นกรณีแรกของนักศึกษาระดับปริญญาตรี จึงต้องเตรียมการรับเข้าอย่างจริงจัง อย่างไรก็ตาม ไม่มีเจ้าหน้าที่ในสำนักงานบริหารที่ใช้ภาษาจีนได้เลย ไม่มีใครอ่านเอกสารที่ส่งมาจากต่างประเทศได้ ทำให้เรารับมือได้ยาก

คุณ Hiroe:
เราไม่มีทางเลือกอื่นนอกจากขอความช่วยเหลือจากอาจารย์ชาวจีนหลายคนในมหาวิทยาลัย แต่อาจารย์ต่างก็ยุ่งกับงานวิจัยและการสอนซึ่งเป็นหน้าที่หลัก เราจึงรู้สึกเกรงใจที่จะเพิ่มภาระงานแปลให้มากขึ้น ในฐานะสำนักงานบริหาร เรารู้สึกอย่างยิ่งว่าจำเป็นต้องสร้างระบบที่ช่วยให้เราดำเนินงานแปลได้ด้วยตนเอง นั่นจึงเป็นจุดเริ่มต้นของการมองหาเครื่องมือแปลภาษาที่เหมาะสม

คุณ Hiroe:
ตอนแรกเราศึกษาซอฟต์แวร์แปลภาษาแบบแพ็กเกจและบริการแบบชำระเงินอื่นๆ เราลองใช้เครื่องมือแปลภาษาฟรีด้วย แต่การคัดลอกและวางทีละประโยคใช้เวลามากจริงๆ ต่อมาเราได้ยินจากเจ้าหน้าที่คนอื่นว่าซอฟต์แวร์แปลภาษาที่มหาวิทยาลัยอื่นใช้อยู่ดูเหมือนจะดี เราจึงได้รู้จัก Yaraku แปลภาษา การที่มีประวัติการใช้งานในมหาวิทยาลัยอื่นอยู่แล้วเป็นหนึ่งในปัจจัยที่ทำให้เรามั่นใจ

“อัปโหลด PDF ได้โดยตรง จึงสะดวก” การแปลไฟล์และความปลอดภัยคือปัจจัยสำคัญที่ทำให้ตัดสินใจนำมาใช้

คุณ Hiroe:
ปัจจัยสำคัญที่สุดคือความสะดวกในการแปลทั้งไฟล์พร้อมกัน โดยเฉพาะการอัปโหลด PDF ได้โดยตรง ซึ่งน่าสนใจมากสำหรับเรา ก่อนนำ Yaraku แปลภาษา มาใช้ เราเคยจัดทำโบรชัวร์แนะนำมหาวิทยาลัยหลายภาษา โดยต้องแปลข้อความภาษาญี่ปุ่นทีละส่วนแล้วนำกลับไปวางในเลย์เอาต์ เป็นงานที่ใช้แรงมากจนแทบมองไม่เห็นจุดสิ้นสุด ผมคิดจากใจจริงว่าหากตอนนั้นมี Yaraku แปลภาษา ก็คงดี นอกจากนี้ เรายังให้ความสำคัญกับความปลอดภัย เนื่องจากต้องจัดการเอกสารที่เป็นความลับ เช่น MOU ระหว่างมหาวิทยาลัย การที่ข้อมูลจะไม่ถูกนำไปใช้ต่อภายนอกจึงเป็นปัจจัยสำคัญที่ช่วยให้เราใช้งานได้อย่างมั่นใจ

คุณ Hiroe:
นอกจากผมแล้ว เจ้าหน้าที่ธุรการของศูนย์แลกเปลี่ยนนานาชาติและอาจารย์ที่เกี่ยวข้องก็ใช้งานด้วย เราใช้แปลเอกสารการประชุมและร่าง MOU ที่ส่งมาจากมหาวิทยาลัยต่างประเทศเป็นภาษาญี่ปุ่น รวมถึงแปลอีเมลและเอกสารข้อเสนอของเราเป็นภาษาของอีกฝ่าย การแปลเอกสารได้ทั้งไฟล์ทำให้งานง่ายขึ้นมากและช่วยประหยัดเวลาได้อย่างเห็นผล ความรู้สึกตรงไปตรงมาคือ ตอนนี้เครื่องมือนี้ช่วยเราได้มาก เราไม่ต้องเสียเวลาทำซ้ำๆ ด้วยการแปลทีละประโยคแล้วนำผลลัพธ์กลับไปใส่ในเอกสารอีกต่อไป เวลาที่ประหยัดได้จึงนำไปใช้กับงานอื่นได้ และเมื่อไม่ต้องขอให้อาจารย์ช่วยแปลแล้ว ภาระของอาจารย์ก็ลดลงอย่างมากเช่นกัน

เพิ่มความแม่นยำในการแปลด้วยการลงทะเบียนชื่อเฉพาะ

คุณ Hiroe:
เมื่อให้อาจารย์จากต่างประเทศตรวจคำแปล บางครั้งก็ได้รับความคิดเห็นว่า สำหรับเจ้าของภาษาแล้ว บางส่วนมีนัยแตกต่างไปเล็กน้อย อย่างไรก็ตาม ตอนนี้เราส่งออกผลลัพธ์จาก Yaraku แปลภาษา เป็นไฟล์ Word แล้วให้อาจารย์ปรับแก้ถ้อยคำในรายละเอียดจากร่างนั้น ภาระของอาจารย์น่าจะลดลงอย่างมากเมื่อเทียบกับการขอให้แปลใหม่ตั้งแต่ต้น เรายังลงทะเบียนชื่อเฉพาะ เช่น ชื่อมหาวิทยาลัยไว้ในคลังวลีเพื่อเพิ่มความแม่นยำในการแปล และคิดว่าเราใช้ฟีเจอร์นี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

มุ่งขยายการรับนักศึกษาต่างชาติ พร้อมเป็นพันธมิตรขับเคลื่อนความเป็นสากลในมหาวิทยาลัย

คุณ Hiroe:
ขณะนี้เรากำลังหารือเพื่อทำ MOU ฉบับใหม่กับสถาบันการศึกษาอื่นในต่างประเทศ และมีความเป็นไปได้ที่จำนวนนักศึกษาต่างชาติจะเพิ่มขึ้นต่อไป หากเป็นเช่นนั้น งานแปลก็จะยิ่งมีความสำคัญมากขึ้น ในอนาคตเรายังพิจารณาทำเว็บไซต์ภายในมหาวิทยาลัยสำหรับนักศึกษาและผู้ปกครองให้รองรับหลายภาษา รูปแบบที่ดีที่สุดคือทำให้ผู้ปกครองของนักศึกษาต่างชาติสามารถตรวจสอบความก้าวหน้าในการเรียนของบุตรหลานได้จากประเทศของตน แต่เนื่องจากต้องพิจารณาค่าใช้จ่ายด้วย ขณะนี้จึงยังอยู่ในขั้นพิจารณา

คุณ Hiroe:
ใช่ครับ ท่ามกลางอัตราการเกิดที่ลดลงในญี่ปุ่น เราไม่อาจหลีกเลี่ยงการมองไปยังต่างประเทศ การต้อนรับนักศึกษาต่างชาติยังเป็นโอกาสที่ดีให้นักศึกษาญี่ปุ่นได้เรียนรู้เกี่ยวกับโลกภายนอก ในอีกด้านหนึ่ง ในฐานะมหาวิทยาลัยด้านการแพทย์ เรามีพันธกิจสำคัญที่จะช่วยให้นักศึกษาปัจจุบันสอบผ่านการสอบระดับชาติ หากทุ่มทรัพยากรให้กับการศึกษาภาษาญี่ปุ่นสำหรับนักศึกษาต่างชาติมากเกินไป ทรัพยากรสำหรับเตรียมสอบระดับชาติก็จะลดลง ทำให้เกิดภาวะกลืนไม่เข้าคายไม่ออกและมีความคิดเห็นหลากหลายภายในมหาวิทยาลัย การขับเคลื่อนทั้งความเป็นสากลและการเสริมสร้างระบบการศึกษาภายในประเทศให้สมดุลกันต้องอาศัยการตัดสินใจเชิงบริหารที่ยากอย่างยิ่ง ในบริบทเช่นนี้ เครื่องมืออย่าง Yaraku แปลภาษา ช่วยให้เราเดินหน้าต่อได้แม้มีข้อจำกัดด้านการดำเนินงาน