Case Studies

Bebas dari salin-tempel kalimat satu per satu | Penerimaan mahasiswa internasional mendorong kantor administrasi universitas mereformasi proses penerjemahan | Terjemahan seluruh file memangkas waktu secara signifikan

“Tidak ada staf di kantor administrasi yang menguasai bahasa Mandarin.” Ketika mulai menerima mahasiswa internasional dari Tiongkok, Suzuka University of Medical Science menghadapi hambatan bahasa yang nyata. Karena harus mengandalkan staf pengajar yang mampu berbahasa Mandarin, proses penerjemahan menyita banyak waktu dan tenaga. Untuk mengatasi masalah tersebut, universitas memutuskan untuk menggunakan Yaraku Terjemahan. Dengan mekanisme yang memungkinkan penerjemahan seluruh file sekaligus, universitas berhasil meningkatkan efisiensi penerjemahan sekaligus mengurangi beban staf pengajar. Kami berbincang dengan Tomonori Hiroe dari Kantor Administrasi Universitas mengenai latar belakang penerapan dan cara pemanfaatannya.

Tantangan
　• Universitas telah memutuskan menerima mahasiswa internasional dari Tiongkok, tetapi tidak ada staf administrasi yang dapat menangani komunikasi dalam bahasa Mandarin
　• Staf pengajar asal Tiongkok diminta membantu penerjemahan, tetapi karena tugas utama mereka, sulit bagi mereka untuk merespons dengan cepat
　• Staf terus menggunakan alat terjemahan gratis dengan proses yang tidak efisien, yaitu menyalin dan menempelkan teks kalimat demi kalimat

Solusi
　• Menerapkan Yaraku Terjemahan untuk menerjemahkan seluruh file sekaligus
　• Membangun sistem agar Pusat Pertukaran Internasional dapat menyiapkan draf awal terjemahan
　• Menerjemahkan dokumen berbahasa Mandarin, seperti nota kesepahaman antaruniversitas (MOU) dan materi rapat, ke dalam bahasa Jepang dengan cepat
　• Menerjemahkan pengumuman dan email berbahasa Jepang ke dalam bahasa Mandarin untuk mendukung komunikasi yang lancar dengan universitas luar negeri

Hasil
　• Terjemahan File memangkas waktu penerjemahan secara signifikan dan membebaskan staf dari pekerjaan manual yang berulang
　• Staf administrasi kini dapat menyiapkan draf awal, sehingga staf pengajar hanya perlu melakukan pemeriksaan akhir dan menyesuaikan nuansa
　• Lingkungan penerjemahan yang terjamin keamanannya memungkinkan dokumen rahasia, termasuk MOU, diterjemahkan dengan rasa aman

“Tidak ada seorang pun di kantor administrasi yang memahami bahasa Mandarin”: Hambatan bahasa yang dihadapi saat mulai menerima mahasiswa internasional

— Pertama, dapatkah Anda menjelaskan latar belakang penerapan Yaraku Terjemahan dan tantangan yang dihadapi saat itu?

Tomonori Hiroe (selanjutnya disebut Hiroe)
Semuanya bermula ketika sebuah sekolah vokasi bidang medis di Tiongkok meminta kami menerima lulusannya sebagai mahasiswa pindahan. Sebelumnya kami pernah menerima mahasiswa pascasarjana, tetapi ini adalah pengalaman pertama menerima mahasiswa program sarjana, sehingga kami perlu melakukan persiapan secara menyeluruh. Namun, tidak ada staf di kantor administrasi yang mampu berbahasa Mandarin. Tidak ada yang dapat membaca dokumen yang dikirim dari luar negeri, sehingga kami kesulitan menanganinya.

Hiroe:
Kami tidak punya pilihan selain meminta bantuan beberapa staf pengajar asal Tiongkok di universitas. Namun, mereka juga sibuk dengan penelitian dan perkuliahan yang menjadi tugas utama, sehingga kami merasa tidak enak jika harus menambah beban mereka dengan pekerjaan penerjemahan. Kami merasa sangat perlu membangun sistem agar kantor administrasi dapat menangani penerjemahan secara mandiri. Dari situlah kami mulai mencari alat terjemahan yang tepat.

Hiroe:
Awalnya kami meneliti perangkat lunak terjemahan siap pakai dan layanan berbayar lainnya. Kami juga mencoba alat terjemahan gratis, tetapi proses menyalin dan menempelkan teks satu kalimat demi satu kalimat benar-benar memakan waktu. Kemudian, seorang staf memberi tahu kami bahwa ada perangkat lunak terjemahan yang kabarnya bagus dan digunakan di universitas lain. Dari situlah kami mengenal Yaraku Terjemahan. Rekam jejak penerapannya di universitas lain menjadi salah satu hal yang meyakinkan kami.

“Cukup unggah PDF apa adanya”: Terjemahan File dan keamanan menjadi faktor penentu

Hiroe:
Faktor terbesar adalah kemudahan menerjemahkan seluruh file sekaligus. Bagi kami, kemampuan untuk langsung mengunggah PDF apa adanya sangat menarik. Sebelum menerapkan Yaraku Terjemahan, kami pernah membuat brosur panduan universitas dalam beberapa bahasa dengan menerjemahkan teks Jepang satu per satu, lalu memasukkannya kembali ke tata letak. Pekerjaan itu terasa tidak ada habisnya. Saya sungguh berharap saat itu kami sudah memiliki Yaraku Terjemahan. Kami juga sangat mempertimbangkan aspek keamanan. Karena menangani dokumen rahasia seperti MOU antaruniversitas, kepastian bahwa informasi tidak digunakan kembali oleh pihak luar untuk tujuan lain menjadi alasan penting bagi kami untuk menggunakannya dengan tenang.

Hiroe:
Selain saya, staf administrasi Pusat Pertukaran Internasional dan staf pengajar terkait juga menggunakannya. Kami terutama menerjemahkan materi rapat dan draf MOU dari universitas luar negeri ke dalam bahasa Jepang, serta email dan materi proposal kami ke dalam bahasa pihak penerima. Karena dokumen dapat diterjemahkan apa adanya, pekerjaan menjadi jauh lebih mudah dan penghematan waktunya sangat besar. Sejujurnya, saat ini kami benar-benar terbantu. Kami tidak lagi menghabiskan waktu mengulang proses menerjemahkan satu kalimat, lalu menempelkan hasilnya kembali ke dokumen. Waktu yang sebelumnya terpakai untuk proses tersebut kini dapat kami gunakan untuk pekerjaan lain. Kami juga tidak perlu lagi meminta staf pengajar menangani penerjemahan, sehingga beban mereka dapat dikurangi secara signifikan.

Meningkatkan akurasi terjemahan dengan mendaftarkan nama diri

Hiroe:
Ketika hasil terjemahan diperiksa oleh staf pengajar dari luar negeri, terkadang kami mendapat masukan bahwa ada bagian yang nuansanya terasa sedikit berbeda bagi penutur asli. Namun, sekarang kami mengekspor hasil dari Yaraku Terjemahan sebagai file Word, lalu meminta staf pengajar menyempurnakan ungkapan tertentu berdasarkan draf tersebut. Beban mereka tentu jauh lebih ringan dibandingkan jika harus menerjemahkan dari awal. Kami juga mendaftarkan nama diri, seperti nama universitas, ke Frasa untuk meningkatkan akurasi terjemahan. Menurut saya, fitur ini telah kami manfaatkan dengan baik.

Menuju penerimaan lebih banyak mahasiswa internasional: Mitra dalam mendorong internasionalisasi kampus

Hiroe:
Saat ini kami sedang membahas MOU baru dengan institusi pendidikan lain di luar negeri, dan jumlah mahasiswa internasional mungkin akan terus bertambah. Jika itu terjadi, penerjemahan akan menjadi semakin penting. Ke depan, kami juga mempertimbangkan untuk membuat situs web internal kampus yang digunakan mahasiswa dan orang tua tersedia dalam beberapa bahasa. Bentuk yang paling ideal adalah memungkinkan orang tua mahasiswa internasional memantau perkembangan belajar anak mereka dari negara asal. Namun, kami masih dalam tahap mempertimbangkannya karena faktor biaya.

Hiroe:
Ya. Di tengah menurunnya angka kelahiran di Jepang, kami tidak dapat menghindari kebutuhan untuk melihat ke luar negeri. Kehadiran mahasiswa internasional juga memberi mahasiswa Jepang kesempatan yang baik untuk mengenal dunia. Di sisi lain, sebagai universitas bidang medis, kami memiliki tanggung jawab besar untuk membantu mahasiswa lulus ujian kualifikasi nasional. Jika terlalu banyak sumber daya dialokasikan untuk pendidikan bahasa Jepang bagi mahasiswa internasional, sumber daya untuk persiapan ujian nasional akan berkurang. Hal ini menimbulkan dilema dan beragam pendapat di lingkungan universitas. Menjalankan internasionalisasi dan penguatan sistem pendidikan dalam negeri secara seimbang membutuhkan keputusan manajemen yang sangat sulit. Dalam situasi seperti ini, alat seperti Yaraku Terjemahan membantu kami terus melangkah meski dengan sumber daya yang terbatas.