Case Studies

‘문장별 복사·붙여넣기’에서 해방 | 유학생 수용을 계기로 대학 사무국이 시작한 번역 업무 혁신 | 파일 전체 번역으로 작업 시간 대폭 단축

“사무국에는 중국어를 아는 직원이 없습니다.” 중국에서 온 유학생을 받아들이게 되면서 스즈카 의료과학대학교는 ‘언어의 장벽’이라는 현실적인 과제에 직면했습니다. 중국어를 구사하는 교원에게 의존할 수밖에 없는 상황이 이어지면서 번역 업무에는 많은 시간과 노력이 들었습니다. 이 문제를 해결하기 위해 ‘Yaraku 번역’을 도입했습니다. 파일 전체를 번역할 수 있는 체계를 마련함으로써 번역 업무의 효율화와 교원 부담 경감을 동시에 실현했습니다. 도입 배경과 활용 현황에 관해 대학 사무국의 히로에 토모노리와 이야기를 나눴습니다.

과제
　• 중국인 유학생 수용이 결정됐지만 사무국에 중국어로 대응할 수 있는 직원이 없었음
　• 중국 출신 교원에게 번역을 요청했지만 본래 업무가 있어 신속한 대응이 어려웠음
　• 무료 번역 도구를 사용해 문장별로 복사하고 붙여넣는 비효율적인 작업이 계속됐음

해결책
　• 파일 단위로 일괄 번역할 수 있는 ‘Yaraku 번역’ 도입
　• 국제교류센터에서 번역 초안을 작성할 수 있는 체계 구축
　• 대학 간 협정(MOU)과 회의 자료 등 중국어 문서를 신속하게 일본어로 번역
　• 일본어로 작성한 안내문과 이메일도 중국어로 번역해 해외 대학과 원활하게 소통

효과
　• 파일 번역으로 번역 작업 시간을 크게 줄이고 기존의 수작업에서 벗어남
　• 사무국에서 번역 초안을 준비하고 교원에게는 최종 확인과 뉘앙스 조정만 요청하는 방식으로 전환
　• 보안이 확보된 환경에서 MOU 등 기밀성이 높은 문서도 안심하고 번역할 수 있게 됨

“사무국에는 중국어를 아는 사람이 아무도 없습니다” 유학생 수용을 계기로 마주한 ‘언어의 장벽’

— 먼저 Yaraku 번역을 도입하게 된 배경과 당시의 과제에 관해 말씀해 주세요.

히로에 토모노리(이하 히로에)
중국의 한 의료계 전문학교에서 졸업생을 편입생으로 받아 달라는 제안을 받은 것이 계기였습니다. 이전에도 대학원생을 받은 적은 있었지만 학부생으로는 첫 사례여서 본격적인 수용 준비가 필요했습니다. 하지만 사무국에는 중국어를 할 수 있는 직원이 없었습니다. 해외에서 보내온 서류를 아무도 읽을 수 없어 대응하는 데 어려움을 겪었습니다.

히로에:
교내에 중국 출신 교원이 몇 분 계셔서 그분들의 도움을 받을 수밖에 없었습니다. 다만 교원들도 본래의 연구와 수업으로 바쁜 상황이어서 번역 업무까지 더 부탁드리는 것이 죄송했습니다. 사무국이 자체적으로 번역 업무를 진행할 수 있는 체계를 갖춰야 한다는 필요성을 강하게 느꼈고, 적합한 번역 도구를 찾기 시작했습니다.

히로에:
처음에는 패키지형 번역 소프트웨어와 다른 유료 서비스를 알아봤습니다. 무료 번역 도구도 사용해 봤지만 문장을 하나씩 복사하고 붙여넣는 작업에는 정말 많은 시간이 걸렸습니다. 그러던 중 다른 직원에게서 다른 대학에서 사용하는 번역 소프트웨어가 좋다는 이야기를 듣고 Yaraku 번역을 알게 됐습니다. 대학 도입 실적이 있다는 점도 안심할 수 있는 요소 중 하나였습니다.

“PDF를 그대로 넣을 수 있어 편리합니다” 파일 번역과 보안이 도입의 결정적 요인

히로에:
가장 큰 결정 요인은 파일 전체를 한 번에 번역할 수 있다는 편리함이었습니다. 특히 PDF를 그대로 넣을 수 있다는 점이 저희에게 매우 매력적이었습니다. Yaraku 번역을 도입하기 전에 대학 안내 브로슈어를 다국어로 제작했을 때는 일본어 문장을 하나씩 번역한 뒤 레이아웃에 다시 배치하는 막막한 작업을 했습니다. 그때 Yaraku 번역이 있었다면 얼마나 좋았을까 하는 생각이 듭니다. 보안도 중요하게 고려했습니다. 대학 간 MOU(협정서)와 같은 기밀성이 높은 문서를 다루기 때문에 정보가 외부에서 2차적으로 활용되지 않는다는 점은 안심하고 사용할 수 있는 큰 이유였습니다.

히로에:
저 외에도 국제교류센터의 사무직원과 관련 교원이 사용하고 있습니다. 주로 해외 대학에서 받은 회의 자료와 MOU 초안을 일본어로 번역하거나 저희가 보내는 이메일과 제안 자료를 상대방 언어로 번역합니다. 문서를 그대로 번역할 수 있어 업무가 훨씬 편해졌고 시간 단축 효과도 매우 큽니다. 솔직히 지금은 정말 큰 도움을 받고 있습니다. 예전처럼 문장을 하나씩 번역한 뒤 결과를 다시 붙여넣는 작업을 끝없이 반복하지 않아도 되므로 확보한 시간을 다른 업무에 활용할 수 있습니다. 교원에게 번역을 부탁할 필요도 없어져 교원의 부담을 줄인 것도 큰 성과라고 생각합니다.

고유명사 등록으로 번역 정확도 향상

히로에:
번역 결과를 해외 출신 교원에게 확인받으면 원어민이 보기에는 일부 뉘앙스가 조금 다르다는 의견을 받을 때도 있습니다. 하지만 이제는 Yaraku 번역으로 번역한 내용을 Word 파일로 내보낸 뒤 이를 바탕으로 교원에게 세부 표현만 수정해 달라고 요청하는 흐름이 마련됐습니다. 처음부터 번역을 부탁하는 것보다 교원의 부담은 훨씬 줄었을 것입니다. 대학명과 같은 고유명사는 문구집에 등록해 번역 정확도를 높이고 있으며 이 기능을 잘 활용하고 있다고 생각합니다.

유학생 수용 확대를 향해 나아가며 교내 국제화를 추진하는 파트너로서

히로에:
현재 다른 해외 학교와 새로운 MOU를 체결하는 방향으로 논의가 진행되고 있으며 앞으로도 유학생이 늘어날 가능성이 있습니다. 그렇게 되면 번역 업무의 중요성은 더욱 커질 것입니다. 장기적으로는 학생과 보호자가 이용하는 교내용 웹사이트의 다국어화도 검토하고 있습니다. 유학생의 보호자가 자국에서도 자녀의 학습 상황 등을 확인할 수 있다면 가장 바람직하다고 생각하지만 비용도 고려해야 하므로 현재는 검토 단계입니다.

히로에:
그렇습니다. 저출산이 심화되는 상황에서 해외로 눈을 돌리는 일은 피할 수 없습니다. 유학생을 맞이하는 것은 일본인 학생에게도 해외에 대해 알 수 있는 좋은 계기가 됩니다. 한편 의료계 대학으로서 재학생이 국가시험에 합격하도록 해야 한다는 중요한 사명도 있습니다. 유학생을 위한 일본어 교육에 지나치게 많은 힘을 쏟으면 국가시험 대비에 사용할 자원이 줄어드는 딜레마도 있어 교내에서도 다양한 의견이 나옵니다. 국제화와 국내 교육 체제 강화라는 두 축을 어떻게 함께 추진할지 매우 어려운 경영 판단이 필요합니다. 이런 상황에서 Yaraku 번역과 같은 도구는 제한된 여건에서도 앞으로 나아갈 수 있도록 뒷받침해 준다고 생각합니다.