Case Studies

Memangkas lead time secara signifikan: Infrastruktur terjemahan yang memadukan keahlian dan keamanan

Topre Corporation (selanjutnya disebut “Topre”) adalah produsen komponen otomotif yang menjalankan bisnis secara global. Departemen Jaminan Mutu Topre berperan sebagai pusat yang mengumpulkan informasi mutu dari berbagai lokasi di seluruh dunia dan memberikan umpan balik yang akurat serta cepat kepada seluruh perusahaan. Bagaimana departemen ini membangun “lingkungan penerjemahan yang aman dan berakurasi tinggi” untuk menafsirkan secara tepat informasi dari lokasi dengan budaya mutu yang beragam—seperti Amerika Serikat, Tiongkok, India, Meksiko, dan Thailand—serta membagikannya ke seluruh perusahaan, baik di Jepang maupun di luar Jepang? Berikut adalah langkah-langkah yang mereka ambil.

Narasumber

Topre Corporation Divisi Mutu, Departemen Jaminan Mutu Muto

Tantangan penerjemahan khusus dalam jaminan mutu yang terungkap saat mengevaluasi AI generatif

Muto sebelumnya juga mempertimbangkan penggunaan layanan terjemahan umum. Namun, karena dokumen mutu memuat informasi yang sangat rahasia, ketentuan penggunaan perlu ditinjau dengan cermat sesuai dengan sifat dokumen dan persyaratan keamanannya. Hal ini memperkuat kebutuhan akan lingkungan penerjemahan yang dapat digunakan dengan aman dalam pekerjaan sehari-hari. Salah satu opsi yang dipertimbangkan adalah lingkungan penerjemahan untuk perusahaan yang memanfaatkan AI generatif. AI generatif menawarkan potensi besar, tetapi penerapannya dalam bidang yang sangat khusus seperti jaminan mutu juga mengungkap tantangan tersendiri. Berikut adalah “3 tantangan dalam pekerjaan penerjemahan” yang ditemukan oleh Departemen Jaminan Mutu serta alasan yang akhirnya mendorong Topre memilih Yaraku Terjemahan.

1) Pengelolaan istilah menyeluruh untuk menjaga konsistensi istilah teknis

Departemen Jaminan Mutu menggunakan banyak istilah khusus industri dan ungkapan internal. Yaraku Terjemahan memungkinkan pengguna mendaftarkan pengetahuan dalam fitur Glosarium dan Frasa, lalu menerapkannya pada hasil terjemahan sehingga istilah yang telah didaftarkan dapat digunakan secara konsisten.

“Dalam dokumen jaminan mutu, istilah yang sama dapat diterjemahkan secara berbeda bergantung pada konteks dan menimbulkan kesalahpahaman. Bahkan saat menggunakan AI generatif, ungkapan terkadang berubah mengikuti konteks dan menimbulkan variasi yang tidak diinginkan. Untuk menjaga kestabilan hasil terjemahan, kami memerlukan mekanisme yang dapat mengelola istilah secara andal di dalam sistem.”

2) Fleksibilitas pengeditan untuk mendukung koreksi tepat sasaran

Dokumen jaminan mutu sering memerlukan penyesuaian ungkapan secara mendetail setelah diterjemahkan. Menurut Muto, Yaraku Terjemahan sangat sesuai untuk pekerjaan sehari-hari karena editor memungkinkan pengguna memilih dan memperbaiki hanya bagian yang diperlukan tanpa mengubah bagian lainnya.

“Dalam pekerjaan sehari-hari, kami sering hanya ingin memperbaiki ungkapan tertentu. Saat menggunakan AI generatif, cara memberi instruksi terkadang membuat kalimat di sekitarnya ikut berubah dan menimbulkan revisi yang tidak kami inginkan. Lingkungan yang memungkinkan kami menyesuaikan hanya bagian yang diperlukan secara tepat sangat membantu dalam praktik.”

3) Pentingnya lingkungan yang dapat menerjemahkan dokumen sambil mempertahankan tata letak

Departemen Jaminan Mutu menangani banyak dokumen yang tata letaknya sangat penting, termasuk file PowerPoint dan PDF. Yaraku Terjemahan menyediakan fitur Terjemahan File. Cukup dengan mengunggah dokumen, pengguna dapat memperoleh hasil terjemahan yang mempertahankan struktur aslinya semaksimal mungkin.

“Diagram, tabel, dan penempatannya harus tetap sama. Saat menggunakan AI generatif, tata letak terkadang berubah bergantung pada format atau isi file sehingga memerlukan penyesuaian tambahan. Yaraku Terjemahan dapat menerjemahkan sambil mempertahankan struktur asli, sehingga hasilnya dapat digunakan dengan lancar sebagai materi rapat.”

Manfaat konsistensi istilah dan pengelolaan pengetahuan secara terpusat

Bidang jaminan mutu menggunakan banyak ungkapan internal dan istilah teknis khusus industri. Yaraku Terjemahan memungkinkan tim mengelola istilah dan frasa dalam fitur Glosarium dan Frasa, menerapkan pengetahuan yang telah didaftarkan pada hasil terjemahan, serta menjaga konsistensi ungkapan.

“Industri otomotif menggunakan banyak ungkapan teknis di lapangan yang berbeda dari istilah umum. Bahkan istilah yang merujuk pada pekerjaan tertentu dapat memiliki sebutan yang berbeda antara penggunaan umum dan di lapangan. Karena itu, perbedaan istilah tersebut harus ditangani dengan tepat.”

Istilah yang merujuk pada makna yang sama juga dapat berbeda sesuai kebiasaan di setiap industri.

“Konsep yang sama terkadang disebut dengan istilah berbeda bergantung pada produsen atau spesifikasinya. Penggunaan berbagai ungkapan dalam satu dokumen dapat menimbulkan kesalahpahaman. Karena itu, kami mengelola Glosarium secara terpisah agar setiap dokumen menggunakan ungkapan yang tepat. Pengelolaan istilah di dalam sistem membantu kami mempertahankan mutu yang konsisten, siapa pun yang menerjemahkan. Ini merupakan manfaat besar dalam pekerjaan sehari-hari.”

Menangani dokumen audit yang menuntut ketelitian dan dokumen multibahasa

Departemen Jaminan Mutu menangani dokumen internal penting terkait mutu serta menyusun dan mengevaluasi informasi untuk meningkatkan keandalan produk. Dalam dokumen tersebut, perbedaan kecil dalam ungkapan dapat memengaruhi pengambilan keputusan. Karena itu, pemilihan ungkapan yang sesuai dengan bidang dan konteks sangat penting saat menerjemahkan.

“Dalam dokumen untuk pemeriksaan mutu, poin yang perlu diperiksa harus jelas. Dengan menentukan bidang, kami lebih mudah memperoleh hasil terjemahan yang sesuai dengan tujuan dokumen.” (Muto)

Dokumen yang diterima dari lokasi di luar Jepang juga dapat memuat beberapa bahasa sekaligus. Tim jaminan mutu sering menangani dokumen yang ditulis dalam beberapa bahasa sesuai dengan kondisi setempat, sehingga lingkungan penerjemahan harus mampu menanganinya dengan benar.

“Dalam pekerjaan sehari-hari, kami terkadang menangani dokumen yang memuat beberapa bahasa dalam satu file. Yaraku Terjemahan dapat mengenali dokumen multibahasa tersebut dan menerjemahkannya sambil mempertahankan tata letak, sehingga mudah digunakan dalam pekerjaan kami.”

Memangkas lead time dengan mengurangi ketergantungan pada individu, serta rencana ke depan

Tersedianya mekanisme penerjemahan yang tidak bergantung pada orang tertentu telah membawa peningkatan besar pada efisiensi kerja secara keseluruhan.

“Sebelumnya, kami terkadang meminta rekan kerja yang menguasai bahasa Inggris untuk menerjemahkan. Prosesnya dapat memakan waktu karena harus disesuaikan dengan pekerjaan mereka yang lain. Sejak mengadopsi Yaraku Terjemahan, kami dapat menerjemahkan sendiri dokumen yang diperlukan dengan cepat dan memangkas waktu kerja secara signifikan. Kami juga dapat menyiapkan dokumen yang telah diterjemahkan dengan lancar untuk rapat rutin bersama tim di lokasi luar negeri.” (Muto)

Ke depannya, departemen berencana mendaftarkan ungkapan yang sering digunakan dalam fitur Frasa untuk membangun lingkungan penerjemahan yang lebih efisien. Dukungan untuk bahasa yang paling sering digunakan juga akan diperkuat secara bertahap.

“Departemen Jaminan Mutu bertanggung jawab mengatur dan membagikan informasi tentang ketidaksesuaian di seluruh perusahaan. Untuk menyampaikan informasi yang akurat kepada tim di lapangan, kami menilai bahwa lingkungan yang mampu menghasilkan terjemahan dengan kualitas yang konsisten sangatlah penting.”

Keputusan implementasi yang didukung verifikasi berbasis data nyata dan kemudahan pengelolaan anggaran

Dalam memilih lingkungan penerjemahan, Topre melakukan evaluasi secara cermat dengan menggunakan dokumen yang dipakai dalam pekerjaan sehari-hari serta memeriksa waktu dan beban kerja yang diperlukan. Dengan mempertimbangkan operasional pascaimplementasi, kemudahan memperkirakan biaya juga menjadi faktor penting dalam pengambilan keputusan.

“Kami melakukan evaluasi menggunakan dokumen kerja berbahasa Jepang dan Inggris yang digunakan secara internal, sambil memeriksa waktu yang diperlukan untuk menerjemahkan dan pekerjaan apa saja yang dibutuhkan. Perbandingan menggunakan data nyata memudahkan kami menentukan lingkungan penerjemahan yang sesuai dengan kebutuhan di lapangan. Yaraku Terjemahan tersedia dengan skema tarif tetap, sehingga kami lebih mudah merencanakan anggaran, bahkan saat menangani dokumen dengan volume teks yang besar.”

Catatan setelah wawancara

Di Departemen Jaminan Mutu, perubahan kecil dalam ungkapan dokumen dapat memengaruhi keputusan dan tindakan. Karena itu, lingkungan penerjemahan harus memenuhi kebutuhan praktis seperti konsistensi istilah dan keamanan. Semakin banyak perusahaan memanfaatkan AI generatif untuk kebutuhan bisnis. Namun, bidang yang menuntut ketelitian seperti jaminan mutu memerlukan lingkungan penerjemahan yang dapat menerapkan aturan dan istilah internal secara konsisten. Dalam proses mengadopsi Yaraku Terjemahan, Topre melakukan evaluasi berulang menggunakan data nyata dan memilih sistem yang sesuai dengan pekerjaan departemennya. Pendekatan ini sangat mengesankan. Upaya Departemen Jaminan Mutu Topre dalam membangun lingkungan penerjemahan menjadi contoh praktis yang bermanfaat bagi perusahaan manufaktur global dalam mendukung komunikasi di lapangan.