Case Studies

Rút ngắn đáng kể thời gian xử lý. Hạ tầng dịch thuật kết hợp chuyên môn và bảo mật do Phòng Đảm bảo chất lượng xây dựng

Topre Corporation (sau đây gọi là “Topre”) là nhà sản xuất linh kiện ô tô hoạt động trên phạm vi toàn cầu. Phòng Đảm bảo chất lượng của Topre đóng vai trò đầu mối thu thập thông tin chất lượng từ các cơ sở trên toàn thế giới và cung cấp phản hồi chính xác, kịp thời cho toàn công ty. Làm thế nào bộ phận này xây dựng được một “môi trường dịch thuật an toàn, có độ chính xác cao” để diễn giải chính xác thông tin từ các cơ sở có văn hóa chất lượng đa dạng như Hoa Kỳ, Trung Quốc, Ấn Độ, Mexico và Thái Lan, đồng thời chia sẻ thông tin đó trong và ngoài Nhật Bản? Dưới đây là cách họ triển khai.

Người được phỏng vấn

Topre Corporation Khối Chất lượng, Phòng Đảm bảo chất lượng Muto

Những thách thức dịch thuật đặc thù của công tác đảm bảo chất lượng được nhận diện khi cân nhắc ứng dụng AI tạo sinh

Trước đây, Muto cũng từng cân nhắc sử dụng các dịch vụ dịch thuật thông thường. Tuy nhiên, do tài liệu chất lượng chứa thông tin có tính bảo mật cao, các điều khoản sử dụng cần được xem xét thận trọng tùy theo tính chất tài liệu và yêu cầu bảo mật. Điều này khiến bộ phận nhận thấy rõ nhu cầu về một môi trường dịch thuật có thể sử dụng an toàn trong công việc thực tế. Một trong những phương án được cân nhắc là môi trường dịch thuật dành cho doanh nghiệp có ứng dụng AI tạo sinh. AI tạo sinh có tiềm năng lớn, nhưng khi áp dụng vào một lĩnh vực chuyên môn cao như đảm bảo chất lượng, những thách thức đặc thù cũng dần bộc lộ. Bài viết đi sâu vào “3 thách thức trong công việc dịch thuật” được nhận diện tại Phòng Đảm bảo chất lượng và lý do Topre quyết định lựa chọn Yaraku Dịch.

1) Quản lý toàn diện thuật ngữ để duy trì tính nhất quán của thuật ngữ chuyên ngành

Phòng Đảm bảo chất lượng sử dụng nhiều thuật ngữ chuyên ngành và cách diễn đạt riêng trong nội bộ. Yaraku Dịch cho phép đăng ký dữ liệu vào các tính năng Thuật ngữ và Cụm từ, sau đó áp dụng dữ liệu này vào kết quả dịch để các thuật ngữ đã đăng ký luôn được sử dụng nhất quán.

“Trong tài liệu đảm bảo chất lượng, nếu cách dịch cùng một thuật ngữ thay đổi tùy theo ngữ cảnh thì có thể dẫn đến hiểu nhầm. Ngay cả khi sử dụng AI tạo sinh, cách diễn đạt đôi khi thay đổi theo ngữ cảnh và tạo ra những biến thể ngoài ý muốn. Để duy trì kết quả dịch ổn định, chúng tôi cần một cơ chế có thể quản lý thuật ngữ chặt chẽ ngay trong hệ thống.”

2) Khả năng chỉnh sửa hỗ trợ hiệu chỉnh chính xác từng phần trong công việc thực tế

Tài liệu đảm bảo chất lượng thường cần được tinh chỉnh cách diễn đạt sau khi dịch. Theo Muto, Yaraku Dịch rất phù hợp với công việc thực tế vì trình biên tập cho phép người dùng chỉ chọn và sửa những phần cần thiết mà không làm thay đổi các phần khác.

“Trong công việc thực tế, chúng tôi thường chỉ muốn sửa một cách diễn đạt cụ thể. Khi sử dụng AI tạo sinh, tùy theo cách đưa ra yêu cầu, cả những câu xung quanh đôi khi cũng bị thay đổi, dẫn đến các chỉnh sửa ngoài ý muốn. Một môi trường cho phép chỉ điều chỉnh chính xác phần cần thiết sẽ hỗ trợ công việc rất nhiều.”

3) Tầm quan trọng của môi trường dịch thuật có thể giữ nguyên bố cục tài liệu

Phòng Đảm bảo chất lượng xử lý nhiều tài liệu mà bố cục đóng vai trò quan trọng, chẳng hạn như PowerPoint và PDF. Yaraku Dịch có tính năng Dịch tệp. Người dùng chỉ cần tải tài liệu lên để nhận kết quả dịch giữ tối đa cấu trúc ban đầu.

“Điều quan trọng là sơ đồ, bảng biểu và cách bố trí không bị thay đổi. Khi sử dụng AI tạo sinh, tùy theo định dạng hoặc nội dung tệp, bố cục đôi khi bị thay đổi và cần điều chỉnh thêm. Yaraku Dịch có thể dịch trong khi vẫn giữ nguyên cấu trúc ban đầu, nên chúng tôi có thể thuận tiện sử dụng kết quả làm tài liệu họp.”

Hiệu quả từ việc thống nhất thuật ngữ và quản lý tập trung tri thức

Trong lĩnh vực đảm bảo chất lượng, có rất nhiều cách diễn đạt riêng trong nội bộ và thuật ngữ chuyên ngành. Yaraku Dịch cho phép người dùng quản lý Thuật ngữ và Cụm từ ngay trong hệ thống, áp dụng dữ liệu đã đăng ký vào kết quả dịch và duy trì cách diễn đạt nhất quán.

“Ngành ô tô sử dụng nhiều cách diễn đạt chuyên môn tại hiện trường, khác với cách gọi thông thường. Ngay cả thuật ngữ dùng để chỉ một công việc cụ thể cũng có thể được gọi khác nhau trong cách dùng phổ thông và tại hiện trường. Vì vậy, việc xử lý chính xác những khác biệt về thuật ngữ này là rất quan trọng.”

Ngoài ra, cùng một ý nghĩa cũng có thể được diễn đạt bằng những thuật ngữ khác nhau tùy theo thông lệ của từng ngành.

“Dù mang cùng một ý nghĩa, từ ngữ được sử dụng có thể khác nhau tùy theo nhà sản xuất hoặc thông số kỹ thuật. Nếu nhiều cách diễn đạt khác nhau xuất hiện lẫn lộn trong một tài liệu, điều đó có thể gây hiểu nhầm. Vì vậy, chúng tôi quản lý riêng các bộ Thuật ngữ để mỗi tài liệu sử dụng cách diễn đạt phù hợp. Việc có thể quản lý thuật ngữ ngay trong hệ thống giúp chúng tôi duy trì chất lượng ổn định bất kể ai thực hiện bản dịch. Đây là một lợi ích lớn trong công việc thực tế.”

Đáp ứng yêu cầu đối với tài liệu kiểm toán đòi hỏi độ chính xác cao và tài liệu đa ngôn ngữ

Phòng Đảm bảo chất lượng xử lý các tài liệu nội bộ quan trọng liên quan đến chất lượng, đồng thời sắp xếp và đánh giá thông tin nhằm nâng cao độ tin cậy của sản phẩm. Trong những tài liệu này, chỉ một khác biệt nhỏ về cách diễn đạt cũng có thể ảnh hưởng đến quyết định. Vì vậy, khi dịch, điều quan trọng là lựa chọn cách diễn đạt phù hợp với lĩnh vực và ngữ cảnh.

“Trong tài liệu dùng để kiểm tra chất lượng, các điểm cần xác nhận phải được thể hiện rõ ràng. Khả năng chỉ định lĩnh vực giúp chúng tôi dễ dàng nhận được kết quả dịch phù hợp với mục đích của tài liệu.” (Muto)

Tài liệu gửi từ các cơ sở ở nước ngoài đôi khi chứa nhiều ngôn ngữ cùng lúc. Trong công tác đảm bảo chất lượng, đội ngũ thường xử lý tài liệu được viết bằng nhiều ngôn ngữ để phù hợp với điều kiện địa phương, nên môi trường dịch thuật phải có khả năng xử lý chính xác các tài liệu này.

“Trong công việc thực tế, đôi khi chúng tôi xử lý tài liệu có nhiều ngôn ngữ trong cùng một tệp. Yaraku Dịch có thể nhận diện những tài liệu đa ngôn ngữ như vậy và dịch trong khi vẫn giữ nguyên bố cục, nên rất thuận tiện cho công việc của chúng tôi.”

Rút ngắn thời gian xử lý nhờ giảm phụ thuộc vào cá nhân và định hướng sắp tới

Việc thiết lập được một cơ chế dịch thuật không phụ thuộc vào một người cụ thể đã giúp nâng cao đáng kể hiệu quả công việc nói chung.

“Trước đây, đôi khi chúng tôi phải nhờ đồng nghiệp giỏi tiếng Anh dịch tài liệu. Quá trình này có thể mất thời gian vì phải cân đối với công việc khác của họ. Kể từ khi triển khai Yaraku Dịch, chúng tôi có thể tự dịch nhanh những tài liệu cần thiết và rút ngắn đáng kể thời gian làm việc. Chúng tôi cũng có thể chuẩn bị suôn sẻ các tài liệu đã dịch cho những cuộc họp định kỳ với các cơ sở ở nước ngoài.” (Muto)

Trong thời gian tới, bộ phận dự kiến đăng ký các cách diễn đạt thường dùng vào tính năng Cụm từ để xây dựng một môi trường dịch thuật hiệu quả hơn. Khả năng hỗ trợ các ngôn ngữ được sử dụng thường xuyên cũng sẽ từng bước được tăng cường.

“Phòng Đảm bảo chất lượng có trách nhiệm tổng hợp và chia sẻ thông tin về lỗi trên toàn công ty. Để truyền đạt thông tin chính xác đến các đội ngũ tại hiện trường, chúng tôi cho rằng một môi trường có thể cung cấp bản dịch với chất lượng ổn định là rất quan trọng.”

Quyết định triển khai được củng cố bởi quá trình kiểm chứng bằng dữ liệu thực tế và khả năng quản lý ngân sách

Khi lựa chọn môi trường dịch thuật, Topre đã tiến hành đánh giá cẩn trọng bằng các tài liệu được sử dụng trong công việc thực tế, đồng thời kiểm tra thời gian và khối lượng công việc cần thiết. Xét đến việc vận hành sau khi triển khai, việc dễ dàng dự toán chi phí cũng là một yếu tố quan trọng trong quyết định.

“Chúng tôi tiến hành kiểm chứng bằng các tài liệu công việc bằng tiếng Nhật và tiếng Anh đang được sử dụng trong nội bộ, đồng thời kiểm tra thời gian cần để dịch và những công việc cần thực hiện. Việc so sánh bằng dữ liệu thực tế giúp chúng tôi dễ dàng xác định môi trường dịch thuật phù hợp với nhu cầu tại hiện trường. Yaraku Dịch được cung cấp theo mức phí cố định, nên ngay cả khi xử lý tài liệu có lượng văn bản lớn, chúng tôi vẫn dễ dàng lập kế hoạch vận hành và quản lý ngân sách.”

Ghi chú sau buổi phỏng vấn

Tại Phòng Đảm bảo chất lượng, chỉ một thay đổi nhỏ trong cách diễn đạt của tài liệu cũng có thể ảnh hưởng đến quyết định và cách ứng phó. Vì vậy, môi trường dịch thuật phải đáp ứng những yêu cầu thực tế như tính nhất quán của thuật ngữ và bảo mật. Ngày càng có nhiều doanh nghiệp ứng dụng AI tạo sinh cho hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, trong những lĩnh vực đòi hỏi tính chính xác cao như đảm bảo chất lượng, điều quan trọng là phải xây dựng một môi trường dịch thuật có thể xử lý nhất quán các quy tắc và thuật ngữ nội bộ. Khi triển khai Yaraku Dịch, Topre đã nhiều lần kiểm chứng bằng dữ liệu thực tế và lựa chọn hệ thống phù hợp với công việc của bộ phận mình. Cách tiếp cận này để lại ấn tượng sâu sắc. Nỗ lực xây dựng môi trường dịch thuật của Phòng Đảm bảo chất lượng Topre là một ví dụ thực tiễn hữu ích cho các doanh nghiệp sản xuất hoạt động toàn cầu trong việc hỗ trợ giao tiếp tại hiện trường.