Case Studies

เพิ่มประสิทธิภาพการฝึกอบรมพนักงานต่างชาติ 1&D Co., Ltd. สร้างมาตรฐานการฝึกอบรมและเร่งการอัปเดตด้วยการนำงานแปลคู่มือการบริการมาดำเนินการภายใน

1&D Co., Ltd. (ต่อไปนี้เรียกว่า “1&D”) เปิดให้บริการหลายสาขาโดยเน้นร้านบุฟเฟต์ยากินิกุ เช่น One Karubi และ Aburiya บริษัทรับสมัครพนักงานต่างชาติอย่างต่อเนื่อง และ ณ เดือนตุลาคม 2025 มีพนักงานประมาณ 900 คนจาก 21 ประเทศ แม้บุคลากรที่หลากหลายจะมีบทบาทสำคัญในแนวหน้า แต่บริษัทเผชิญปัญหาสำคัญในการบริหารสาขา นั่นคือคุณภาพการบริการที่ควรเป็นมาตรฐานเดียวกันกลับแตกต่างไปตามสาขาและพนักงาน

สาเหตุหนึ่งคือการจัดทำคู่มือหลายภาษาสำหรับงานต่าง ๆ เช่น การปรุงอาหารและการบริการลูกค้า ไม่สามารถตามทันการอัปเดต แม้คู่มือภาษาญี่ปุ่นจะเป็นฉบับล่าสุด แต่ฉบับภาษาแม่ของพนักงานต่างชาติยังคงเป็นฉบับเก่า ข้อมูลในคู่มือจึงยังไม่เข้าถึงทุกส่วนของการปฏิบัติงานในหน้างาน

เพื่อแก้ปัญหานี้ 1&D จึงตัดสินใจนำงานแปลคู่มือที่เคยจ้างภายนอกกลับมาดำเนินการภายใน

เป้าหมายของการดำเนินงานภายในคือ 1) ลดช่วงเวลาระหว่างการอัปเดตคู่มือภาษาญี่ปุ่นกับการจัดทำฉบับหลายภาษาให้เหลือน้อยที่สุด และ 2) ลดต้นทุนการแปล เครื่องมือช่วยแปลที่ตรงตามเงื่อนไขเหล่านี้คือ Yaraku แปลภาษา

บทความนี้อธิบายว่าการนำ Yaraku แปลภาษา มาใช้เปลี่ยนแปลงการอัปเดตและการแปลคู่มือของ 1&D อย่างไร รวมถึงส่งผลต่อการฝึกอบรมพนักงานอย่างไร

ผู้ให้สัมภาษณ์

ความท้าทายและข้อกังวล – แต่ละฝ่ายใช้เครื่องมือแตกต่างกัน – ไม่มีข้อกำหนดการใช้งานที่ชัดเจน – กังวลเรื่องการจัดการบัญชี

ความคาดหวัง – สร้างรากฐานการแปลที่ปลอดภัยและเชื่อมต่อกับระบบภายใน – รองรับการปรับแต่งอย่างยืดหยุ่นให้สอดคล้องกับนโยบายภายใน – ยกระดับคุณภาพการแปลด้วยคำศัพท์ที่สม่ำเสมอ

ความท้าทายในหน้างานที่มีพนักงานหลากหลายสัญชาติมากขึ้น | การฝึกอบรมที่พึ่งพาบุคคลและความล่าช้าในการจัดทำคู่มือหลายภาษา

พนักงานจากเนปาล เวียดนาม เมียนมา บังกลาเทศ และประเทศอื่น ๆ ทำงานอยู่ที่ One Karubi และ Aburiya รวมถึงสาขาอื่น ๆ คู่มือที่กำหนดรายละเอียดไว้อย่างชัดเจนช่วยให้พวกเขาสามารถให้บริการแบบญี่ปุ่นโดยใช้ภาษาญี่ปุ่นซึ่งไม่ใช่ภาษาแม่

คู่มือมีมากกว่า 10 ประเภท ครอบคลุมการปรุงอาหาร สุขอนามัย การบริการลูกค้า การใช้งานเครื่องคิดเงิน และงานอื่น ๆ แม้แต่ละสาขาจะให้บริการตามคู่มือ แต่เคยมีช่วงที่คุณภาพการบริการของพนักงานต่างชาติไม่สม่ำเสมอ เนื่องจากคู่มือหลายภาษาไม่ทันต่อการอัปเดต การดำเนินงานในหน้างานจึงแทบต้องฝากไว้กับพนักงานต่างชาติไม่กี่คนที่เข้าใจภาษาญี่ปุ่น

ผลที่เกิดขึ้นคือ

• ผู้รับผิดชอบการฝึกอบรมพนักงานใหม่กระจุกอยู่เพียงไม่กี่คน
• เนื้อหาและระดับการฝึกอบรมขึ้นอยู่กับผู้สอน

ทำให้การพึ่งพาบุคคลเฉพาะเพิ่มมากขึ้น

คุณ Nishigami ผู้รับผิดชอบการพัฒนาบุคลากร กล่าวถึงสถานการณ์ในขณะนั้น

“จนถึง 3 ปีก่อน พนักงานส่วนใหญ่มาจากเวียดนาม แต่หลังจากนั้นทีมงานก็มีหลายสัญชาติอย่างแท้จริง เมื่อพนักงานมีภาษาและวัฒนธรรมต่างกัน คู่มือภาษาญี่ปุ่นเพียงอย่างเดียวไม่สามารถตอบโจทย์การฝึกอบรมได้ จึงเกิดความแตกต่างอย่างมากในระดับความเข้าใจ บางสาขาไม่มีทางเลือกนอกจากมอบการฝึกอบรมให้พนักงานเพียงคนเดียวที่บังเอิญพูดภาษาญี่ปุ่นได้ คิดว่าในเวลานั้นการฝึกอบรมพึ่งพาประสบการณ์และความรู้สึกของคนนั้นมากเกินไป”

เบื้องหลังของปัญหา คู่มือที่อัปเดตบ่อยและข้อจำกัดของการแปลภายนอก

1&D มีคู่มือหลายประเภทและอัปเดตบ่อย แม้คู่มือภาษาญี่ปุ่นจะอัปเดตได้ แต่การแปลไม่สามารถตามทัน ทำให้ฉบับภาษาต่างประเทศยังคงเป็นฉบับเก่า

บริษัทจำเป็นต้องขจัดการพึ่งพาบุคคลในการฝึกอบรมอย่างเร่งด่วน และยกระดับพนักงานทุกคนให้มีมาตรฐานการบริการเดียวกันไม่ว่าจะใช้ภาษาใด จึงต้องลดช่วงเวลาระหว่างฉบับภาษาญี่ปุ่นกับฉบับภาษาต่างประเทศให้เหลือน้อยที่สุด

1&D ตัดสินใจเปลี่ยนงานแปลที่เคยว่าจ้างบริษัทภายนอกให้เป็นงานภายใน ต้นทุนการจ้างภายนอกที่สูงเป็นหนึ่งในสาเหตุที่ทำให้ฉบับภาษาต่างประเทศถูกปล่อยให้เป็นฉบับเก่า

นอกจากภาษาเวียดนามแล้ว บริษัทยังต้องรองรับภาษาเนปาลและภาษาเมียนมา การว่าจ้างภายนอกให้แปลทุกภาษาไม่ใช่ทางเลือกที่เหมาะกับการใช้งานจริง

คุณ Nishigami

“ในเวลานั้น คู่มือทั้งหมดถูกจ้างแปลภายนอก และค่าแปลต่อครั้งเคยสูงถึงประมาณ 1 ล้านเยน ต้นทุนที่เกิดขึ้นทุกครั้งที่อัปเดตและลีดไทม์ที่ยาวนานเป็นอุปสรรค ทำให้หน้างานต้องใช้คู่มือเก่าอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ เรารู้สึกเสียใจที่สร้างความลำบากให้แต่ละสาขาในด้านการฝึกอบรม”

Yaraku แปลภาษา ที่รวดเร็ว คุ้มค่า และใช้งานง่าย

บริษัทแปลภายนอกมีคุณภาพสม่ำเสมอ แต่ยังมีปัญหาเรื่องต้นทุน ระยะเวลาส่งมอบ และความยากในการปรับแก้หลังการแปล ทำให้การรองรับหลายภาษาในหน้างานที่ต้องการความรวดเร็วเป็นเรื่องยากขึ้น

เมื่อพิจารณานำงานแปลมาดำเนินการภายใน 1&D ได้เปรียบเทียบเครื่องมือแปลด้วยเครื่องหลายรายการ

– รองรับรูปแบบหลากหลาย เช่น PDF และ Word
– ใช้งานง่ายโดยไม่ต้องมีความรู้เฉพาะทาง
– แปลโดยรักษาเค้าโครงคู่มือเดิมให้ได้มากที่สุด
– ควบคุมต้นทุนพร้อมรองรับการอัปเดตบ่อยครั้ง

จากเกณฑ์เหล่านี้ 1&D ตัดสินว่า Yaraku แปลภาษา เหมาะสมที่สุด

คุณ Moewaki ผู้รับผิดชอบการฝึกอบรมและการจัดทำคู่มือ อธิบายการเปลี่ยนแปลงก่อนและหลังนำระบบมาใช้

“สามารถอัปโหลด PDF โดยตรงเพื่อแปลได้ จึงลดเวลาที่ใช้ในการทำงานลงอย่างมาก งานแปลที่ใช้เวลา 1 เดือนเมื่อจ้างภายนอก สามารถเสร็จได้ภายในประมาณ 1 วันด้วย Yaraku แปลภาษา”

การลดเวลาที่ใช้ในการทำงานลงอย่างมากเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่งสำหรับ 1&D ปัจจุบันบริษัทสามารถเตรียมฉบับแต่ละภาษาได้ไม่นานหลังจากอัปเดตคู่มือภาษาญี่ปุ่น ช่วยลดช่องว่างของข้อมูลระหว่างสำนักงานใหญ่กับหน้างานให้เหลือน้อยที่สุด

“ข้อกำหนดด้านต้นทุนก็ได้รับการตอบสนอง เพราะไม่มีข้อจำกัดจำนวนตัวอักษรหรือค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม เครื่องมือใช้งานง่าย เข้าใจได้ทันที และนำไปใช้ในหน้างานได้โดยไม่เป็นภาระ”

วิธีใช้งาน การแปลด้วยเครื่อง × การตรวจสอบโดยมนุษย์ เพื่อสร้างคู่มือที่ใช้ได้จริงในหน้างาน

หลังนำ Yaraku แปลภาษา มาใช้ 1&D ได้สร้างกระบวนการสองขั้นตอน โดยฝ่ายฝึกอบรมที่สำนักงานใหญ่แปลคู่มือภาษาญี่ปุ่น จากนั้นพนักงานที่เชี่ยวชาญแต่ละภาษาตรวจสอบเนื้อหา

ขั้นแรก Yaraku แปลภาษา สร้างข้อความพื้นฐานอย่างรวดเร็ว จากนั้นมนุษย์ปรับแก้หลังการแปลให้เหมาะกับวัฒนธรรมและบริบท เพื่อทำให้คู่มือหลายภาษาสามารถใช้ในหน้างานได้จริง

เมื่อ Aburiya เปิดในนครโฮจิมินห์ ประเทศเวียดนาม เมื่อเดือนสิงหาคม 2025 พนักงานชาวเวียดนามชื่อ Dat มีบทบาทสำคัญเป็นพิเศษ

คุณ Dat เป็นหนึ่งในพนักงานชาวเวียดนามรุ่นแรกและทำงานกับ 1&D มาเป็นเวลานาน ปัจจุบันมีส่วนร่วมในการฝึกอบรมพนักงานท้องถิ่นที่สาขาในเวียดนาม คุณ Dat เข้าใจทั้งวัฒนธรรมญี่ปุ่นและเวียดนามเป็นอย่างดี และยังทำหน้าที่คล้ายผู้กำกับดูแลคุณภาพ โดยประเมินว่าคู่มือที่แปลแล้วสอดคล้องกับขั้นตอนการทำงานจริงและรูปแบบการบริการท้องถิ่นของสาขาในเวียดนามหรือไม่

“หากแปลคำภาษาญี่ปุ่นว่า ‘okyakusama’ ตรงตัว สำนวนภาษาเวียดนามอาจให้ความรู้สึกห่างเหินเกินไป การบริการแบบเป็นมิตรเป็นเรื่องธรรมชาติในเวียดนาม เราจึงปรับถ้อยคำให้ใกล้ชิดและเหมาะกับวัฒนธรรมมากขึ้น”

คุณ Dat ฝึกอบรมพนักงานที่สาขาในนครโฮจิมินห์ ประเทศเวียดนาม

คู่มือภาษาญี่ปุ่นมักใช้สำนวนต่อไปนี้

“ขออภัย” “กรุณารอสักครู่” รวมถึงสำนวนคลุมเครือ เช่น “เท่าที่เป็นไปได้” และ “ให้ดี”

คุณ Dat ชี้ให้เห็นว่าการแปลตรงตัวอาจทำให้ความหมายอ่อนลง และบางครั้งยิ่งทำให้เจตนาเดิมเข้าใจยากขึ้น

*สาขาที่เพิ่งเปิดใหม่ในนครโฮจิมินห์

“สำนวนภาษาญี่ปุ่นที่คลุมเครืออาจทำให้พนักงานเวียดนามตัดสินใจได้ยากว่าควรทำอย่างไร การแปลด้วยเครื่องช่วยสร้างข้อความตั้งต้น เราจึงสามารถใช้เวลาในการปรับถ้อยคำเพื่อสื่อให้ชัดเจนว่าควรลงมือทำอย่างไร”

เมื่อกำหนดบทบาทอย่างชัดเจนว่าการแปลด้วยเครื่องรับผิดชอบด้านความเร็ว และความรู้ของมนุษย์รับผิดชอบการปรับให้เข้ากับหน้างาน 1&D จึงยกระดับความสมบูรณ์ของคู่มือได้อย่างมาก พนักงานสามารถให้บริการได้ในระดับมาตรฐานที่กำหนดหรือสูงกว่าเมื่อปฏิบัติตามคู่มือ และแก้ปัญหาการฝึกอบรมที่เคยพึ่งพาบุคคลเฉพาะ

“พนักงานจำนวนมากบอกว่าคู่มือช่วยให้ลงมือทำได้โดยไม่ลังเล คู่มือยังช่วยป้องกันไม่ให้ความเข้าใจผิดแพร่ต่อกัน”

พนักงานท้องถิ่นที่ทำงานในสาขา 1&D ที่เวียดนาม

ผลลัพธ์หลังการนำมาใช้ การฝึกอบรมมีมาตรฐานเดียวกันและอัปเดตได้เร็วขึ้นอย่างมาก

ประโยชน์จากการนำ Yaraku แปลภาษา มาใช้เห็นได้อย่างชัดเจน

1. 1. อัปเดตคู่มือหลายภาษาได้เร็วขึ้นอย่างมาก
   “ปัจจุบันเราสามารถอัปเดตฉบับแต่ละภาษาได้เกือบพร้อมกับฉบับภาษาญี่ปุ่น การที่ความสับสนในหน้างานหมดไปถือเป็นผลลัพธ์สำคัญ” (คุณ Nishigami)
2. 2. ลดความแตกต่างในการฝึกอบรมและเพิ่มมาตรฐาน
   พนักงานสามารถอ่านคู่มือฉบับล่าสุดในภาษาแม่ได้เสมอ ทำให้ความแตกต่างในการอธิบายของผู้สอนลดลงอย่างมาก
3. 3. เพิ่มความเข้าใจและความมั่นใจของพนักงานหน้างาน
   พนักงานต่างชาติมีความตั้งใจเรียนรู้ เมื่อได้รับคู่มือในภาษาแม่ มีกรณีที่พนักงานอ่านคู่มืออย่างกระตือรือร้นและเข้าใจงานได้ลึกซึ้งยิ่งขึ้นมากขึ้น
4. “พนักงานจำนวนมากบอกว่าคู่มือช่วยให้ลงมือทำได้โดยไม่ลังเล คู่มือยังช่วยป้องกันไม่ให้ความเข้าใจผิดแพร่ต่อกัน” (คุณ Nishigami)
5. 4. แก้ปัญหาการขาดแคลนทรัพยากรด้านภาษา
   แม้เป็นภาษาที่ตรวจทานภายในได้ยาก เช่น ภาษาเนปาลและภาษาเมียนมา 1&D ก็สามารถสร้างฉบับแปลได้อย่างรวดเร็วและปรับแก้ตามความจำเป็น

หลังการสัมภาษณ์ การรองรับหลายภาษากำลังกลายเป็นโครงสร้างพื้นฐานที่เป็นเรื่องปกติของการดำเนินงาน

นอกจากภาษาเวียดนามและภาษาอังกฤษ 1&D มีแผนเสริมการรองรับภาษาเนปาลและภาษาเมียนมาให้แข็งแกร่งยิ่งขึ้น

“บางสาขามีพนักงานต่างชาติรับผิดชอบฝึกอบรมพนักงานใหม่ เพื่อให้สาขาเหล่านั้นยังคงจัดการฝึกอบรมที่มีคุณภาพสูงได้ การจัดทำคู่มือหลายภาษาจะยิ่งมีความสำคัญมากขึ้นในอนาคต”

อุตสาหกรรมร้านอาหารในปัจจุบันไม่สามารถดำเนินธุรกิจได้หากไม่มีพนักงานต่างชาติ จากการสัมภาษณ์ครั้งนี้ รู้สึกได้ว่าแนวทางของ 1&D แม้จะเป็นการบุกเบิก แต่จะกลายเป็นมาตรฐานของอุตสาหกรรมร้านอาหาร การเตรียมคู่มือการบริการให้รองรับหลายภาษาน่าจะกลายเป็นโครงสร้างพื้นฐานที่เป็นเรื่องปกติของการดำเนินงาน เช่นเดียวกับการจัดหาเครื่องแบบ และ Yaraku แปลภาษา ซึ่งรวดเร็ว คุ้มค่า และใช้งานง่าย น่าจะช่วยสร้างสภาพแวดล้อมดังกล่าวได้