Case Studies

Tối ưu đào tạo nhân viên nước ngoài: 1&D Co., Ltd. đồng nhất chất lượng đào tạo và tăng tốc cập nhật nhờ đưa hoạt động dịch tài liệu hướng dẫn phục vụ về nội bộ

1&D Co., Ltd. (sau đây gọi là “1&D”) vận hành nhiều cửa hàng, chủ yếu theo mô hình buffet yakiniku, với các thương hiệu như One Karubi và Aburiya. Công ty tích cực tuyển dụng nhân viên nước ngoài và tính đến tháng 10 năm 2025 có khoảng 900 nhân viên đến từ 21 quốc gia. Trong khi nguồn nhân lực đa dạng đóng vai trò quan trọng tại tuyến đầu, công ty phải đối mặt với một vấn đề lớn trong vận hành cửa hàng: chất lượng phục vụ vốn cần được thống nhất lại khác nhau tùy theo cửa hàng và nhân viên.

Một trong những nguyên nhân là việc đa ngôn ngữ hóa các tài liệu hướng dẫn về nấu ăn, phục vụ khách hàng và những công việc khác không theo kịp tốc độ cập nhật. Dù tài liệu tiếng Nhật đã là phiên bản mới nhất, bản bằng tiếng mẹ đẻ của nhân viên nước ngoài vẫn còn cũ. Thông tin trong tài liệu chưa đến được mọi ngóc ngách của hoạt động tại hiện trường.

Để giải quyết vấn đề này, 1&D quyết định đưa công việc dịch tài liệu hướng dẫn vốn được thuê ngoài về thực hiện nội bộ.

Mục tiêu của việc đưa dịch thuật về nội bộ là: 1) giảm tối đa độ trễ giữa việc cập nhật tài liệu tiếng Nhật và tạo bản đa ngôn ngữ; 2) giảm chi phí dịch thuật. Công cụ hỗ trợ dịch đáp ứng các điều kiện này là Yaraku Dịch.

Bài viết này giới thiệu việc triển khai Yaraku Dịch đã thay đổi quy trình cập nhật và dịch tài liệu tại 1&D như thế nào, đồng thời ảnh hưởng ra sao đến hoạt động đào tạo nhân viên.

Người được phỏng vấn

Thách thức và mối lo ngại – Mỗi phòng ban sử dụng một công cụ khác nhau – Thiếu quy tắc sử dụng rõ ràng – Lo ngại về quản lý tài khoản

Kỳ vọng – Xây dựng nền tảng dịch thuật an toàn, liên kết với hệ thống nội bộ – Cho phép tùy chỉnh linh hoạt theo chính sách nội bộ – Nâng cao chất lượng dịch nhờ thống nhất thuật ngữ

Thách thức: môi trường làm việc ngày càng đa quốc tịch | Đào tạo phụ thuộc vào cá nhân và chậm trễ trong việc đa ngôn ngữ hóa tài liệu

Nhân viên đến từ Nepal, Việt Nam, Myanmar, Bangladesh và các quốc gia khác đang làm việc tại One Karubi, Aburiya cùng nhiều cửa hàng khác. Các tài liệu hướng dẫn chi tiết giúp họ cung cấp dịch vụ theo phong cách Nhật Bản bằng tiếng Nhật, dù đây không phải là tiếng mẹ đẻ của họ.

Có hơn 10 loại tài liệu hướng dẫn về nấu ăn, vệ sinh, phục vụ khách hàng, vận hành quầy thu ngân và các công việc khác. Mặc dù mỗi cửa hàng phục vụ dựa trên những tài liệu này, đã có thời điểm chất lượng phục vụ của nhân viên nước ngoài không đồng đều. Do tài liệu đa ngôn ngữ không theo kịp cập nhật, hoạt động tại hiện trường gần như phụ thuộc hoàn toàn vào một số ít nhân viên nước ngoài hiểu tiếng Nhật.

Kết quả là:

• Trách nhiệm đào tạo nhân viên mới chỉ tập trung vào một số rất ít người
• Nội dung và mức độ đào tạo phụ thuộc vào người hướng dẫn

Tình trạng phụ thuộc vào cá nhân ngày càng nghiêm trọng.

Nishigami, người phụ trách phát triển nhân lực, nhớ lại tình hình khi đó.

“Cho đến 3 năm trước, nhân viên chủ yếu đến từ Việt Nam, nhưng sau đó đội ngũ thực sự trở nên đa quốc tịch. Khi nhân viên có ngôn ngữ và văn hóa khác nhau, chỉ tài liệu tiếng Nhật không thể đáp ứng nhu cầu đào tạo, tạo ra chênh lệch lớn về mức độ hiểu công việc. Ở một số cửa hàng, chúng tôi không còn lựa chọn nào khác ngoài việc giao đào tạo cho một nhân viên tình cờ biết tiếng Nhật. Tôi nghĩ hoạt động này đã phụ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm và cảm nhận của người đó.”

Bối cảnh: tài liệu thường xuyên cập nhật và giới hạn của dịch thuật thuê ngoài

1&D có nhiều loại tài liệu hướng dẫn và tần suất cập nhật cũng rất cao. Tài liệu tiếng Nhật có thể được cập nhật, nhưng việc dịch không theo kịp nên các bản ngoại ngữ vẫn ở phiên bản cũ.

Công ty cần nhanh chóng xóa bỏ tình trạng đào tạo phụ thuộc vào cá nhân và đảm bảo mọi nhân viên, bất kể ngôn ngữ sử dụng, đều đạt cùng một tiêu chuẩn phục vụ. Để làm được điều đó, độ trễ giữa bản tiếng Nhật và bản ngoại ngữ phải được giảm tối đa.

1&D quyết định chuyển công việc dịch vốn thuê doanh nghiệp bên ngoài sang thực hiện nội bộ. Chi phí thuê ngoài cao cũng là một nguyên nhân khiến các bản ngoại ngữ bị để nguyên ở phiên bản cũ.

Ngoài tiếng Việt, công ty còn phải hỗ trợ tiếng Nepal và tiếng Myanmar. Việc thuê ngoài bản dịch cho tất cả những ngôn ngữ này không phải lựa chọn thực tế.

Nishigami

“Khi đó, toàn bộ việc dịch tài liệu đều được thuê ngoài và chi phí cho 1 lần dịch có lúc lên tới khoảng 1 triệu yên. Chi phí phát sinh mỗi lần cập nhật và thời gian xử lý kéo dài là những trở ngại lớn, khiến hiện trường buộc phải dùng tài liệu cũ. Chúng tôi rất tiếc vì đã gây khó khăn cho các cửa hàng trong hoạt động đào tạo.”

Yaraku Dịch: tốc độ, hiệu quả chi phí và dễ sử dụng

Công ty dịch thuật bên ngoài có chất lượng ổn định, nhưng vẫn còn các vấn đề về chi phí, thời gian hoàn thành và khó khăn khi chỉnh sửa bản dịch máy. Vì vậy, việc đáp ứng nhu cầu đa ngôn ngữ tại hiện trường, nơi đòi hỏi tốc độ, trở nên khó khăn.

Khi cân nhắc đưa dịch thuật về nội bộ, 1&D đã so sánh nhiều công cụ dịch máy.

– Hỗ trợ nhiều định dạng như PDF và Word
– Thao tác đơn giản, không cần kiến thức chuyên môn
– Có thể dịch mà hạn chế tối đa việc làm thay đổi bố cục tài liệu hiện có
– Kiểm soát chi phí đồng thời đáp ứng tần suất cập nhật cao

Dựa trên các tiêu chí này, 1&D xác định Yaraku Dịch là lựa chọn phù hợp nhất.

Moewaki, người phụ trách đào tạo và xây dựng tài liệu, giải thích những thay đổi trước và sau khi triển khai.

“Có thể tải trực tiếp PDF lên để dịch nên thời gian xử lý giảm đáng kể. Công việc dịch mất 1 tháng khi thuê ngoài có thể hoàn thành trong khoảng 1 ngày với Yaraku Dịch.”

Việc rút ngắn đáng kể thời gian xử lý đặc biệt quan trọng đối với 1&D. Công ty hiện có thể chuẩn bị từng phiên bản ngôn ngữ ngay sau khi cập nhật tài liệu tiếng Nhật, nhờ đó giảm tối đa khoảng cách thông tin giữa trụ sở chính và hiện trường.

“Yêu cầu về chi phí cũng được đáp ứng vì không có giới hạn ký tự hay phí bổ sung. Công cụ có thao tác trực quan và dễ sử dụng tại hiện trường.”

Cách sử dụng: dịch máy × kiểm tra của con người để tạo tài liệu thực sự hữu ích tại hiện trường

Sau khi triển khai Yaraku Dịch, 1&D xây dựng quy trình hai bước: bộ phận đào tạo tại trụ sở chính dịch tài liệu tiếng Nhật, sau đó nhân viên thông thạo từng ngôn ngữ kiểm tra nội dung.

Trước tiên, Yaraku Dịch nhanh chóng tạo bản dịch nền. Sau đó, con người chỉnh sửa bản dịch máy theo văn hóa và ngữ cảnh để hoàn thiện tài liệu đa ngôn ngữ thực sự có thể sử dụng tại hiện trường.

Khi Aburiya khai trương tại Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam vào tháng 8 năm 2025, một nhân viên người Việt tên Dat giữ vai trò đặc biệt quan trọng.

Là một trong những nhân viên Việt Nam đầu tiên, Dat đã làm việc lâu năm tại 1&D và hiện tham gia đào tạo nhân viên địa phương tại cửa hàng ở Việt Nam. Dat am hiểu cả văn hóa Nhật Bản và Việt Nam. Dat cũng đảm nhiệm vai trò giống như một người giám sát chất lượng, đánh giá xem tài liệu đã dịch có phù hợp với quy trình làm việc thực tế và phong cách phục vụ địa phương tại cửa hàng Việt Nam hay không.

“Nếu dịch sát từ tiếng Nhật ‘okyakusama’ sang tiếng Việt, cách nói có thể tạo cảm giác quá xa cách. Ở Việt Nam, phong cách phục vụ thân thiện là điều tự nhiên, nên chúng tôi điều chỉnh lời văn để trở nên gần gũi và phù hợp với văn hóa hơn.”

Dat đào tạo nhân viên tại cửa hàng ở Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Tài liệu tiếng Nhật thường sử dụng những cách nói như:

“Xin lỗi”, “Vui lòng chờ một chút”, cùng các cách diễn đạt mơ hồ như “trong khả năng có thể” và “làm cho tốt”

Dat cho biết nếu dịch sát những cách diễn đạt này, sắc thái có thể bị yếu đi và đôi khi khiến ý định ban đầu khó truyền đạt hơn.

*Cửa hàng mới khai trương tại Thành phố Hồ Chí Minh

“Cách diễn đạt mơ hồ trong tiếng Nhật đôi khi khiến nhân viên Việt Nam khó biết mình nên hành động như thế nào. Nhờ dịch máy tạo sẵn bản nền, chúng tôi có thể dành thời gian điều chỉnh cách diễn đạt để truyền đạt rõ hơn hành động mà người đọc cần thực hiện.”

Nhờ phân công rõ ràng—dịch máy đảm nhiệm tốc độ, còn kinh nghiệm của con người đảm nhiệm việc thích ứng với hiện trường—1&D đã nâng cao đáng kể mức độ hoàn thiện của tài liệu. Nhờ làm theo tài liệu, nhân viên giờ đây có thể duy trì chất lượng phục vụ ở một mức nhất định trở lên, qua đó giải quyết tình trạng đào tạo phụ thuộc vào cá nhân.

“Nhiều nhân viên cho biết tài liệu giúp họ hành động mà không do dự. Tài liệu cũng giúp ngăn hiểu nhầm lan truyền.”

Nhân viên địa phương làm việc tại cửa hàng 1&D ở Việt Nam

Hiệu quả sau triển khai: đồng nhất hóa đào tạo và tăng tốc mạnh mẽ việc cập nhật

Hiệu quả triển khai Yaraku Dịch thể hiện rất rõ.

1. 1. Tốc độ cập nhật tài liệu đa ngôn ngữ tăng đáng kể
   “Giờ đây chúng tôi có thể cập nhật từng phiên bản ngôn ngữ gần như cùng lúc với bản tiếng Nhật. Việc giảm tình trạng nhầm lẫn tại hiện trường là một thành quả lớn.” (Nishigami)
2. 2. Giảm chênh lệch đào tạo và thúc đẩy tiêu chuẩn hóa
   Nhân viên luôn có thể đọc tài liệu mới nhất bằng tiếng mẹ đẻ, nên khác biệt trong cách giải thích của người hướng dẫn đã giảm đáng kể.
3. 3. Nâng cao mức độ hiểu và cảm giác yên tâm của nhân viên hiện trường
   Nhân viên nước ngoài có tinh thần học hỏi cao. Ngày càng có nhiều trường hợp họ chủ động đọc kỹ tài liệu bằng tiếng mẹ đẻ và hiểu sâu hơn về công việc.
4. “Nhiều nhân viên cho biết tài liệu giúp họ hành động mà không do dự. Tài liệu cũng giúp ngăn hiểu nhầm lan truyền.” (Nishigami)
5. 4. Khắc phục tình trạng thiếu nguồn lực ngôn ngữ
   Ngay cả với những ngôn ngữ khó rà soát nội bộ như tiếng Nepal và tiếng Myanmar, 1&D hiện có thể nhanh chóng tạo bản dịch và điều chỉnh khi cần.

Sau cuộc phỏng vấn: hỗ trợ đa ngôn ngữ trở thành hạ tầng vận hành tiêu chuẩn

Ngoài tiếng Việt và tiếng Anh, 1&D có kế hoạch tăng cường hơn nữa hỗ trợ tiếng Nepal và tiếng Myanmar.

“Ở một số cửa hàng, nhân viên nước ngoài cũng phụ trách đào tạo nhân viên mới. Để những cửa hàng đó vẫn có thể thực hiện đào tạo chất lượng cao, việc xây dựng tài liệu đa ngôn ngữ sẽ ngày càng quan trọng.”

Ngành nhà hàng hiện không thể vận hành nếu thiếu nhân viên nước ngoài. Tôi cảm thấy cách tiếp cận của 1&D, dù mang tính tiên phong, sẽ trở thành tiêu chuẩn của ngành nhà hàng. Việc chuẩn bị tài liệu hướng dẫn phục vụ bằng nhiều ngôn ngữ sẽ trở thành hạ tầng vận hành phổ biến như việc cấp đồng phục. Với tốc độ, hiệu quả chi phí và tính dễ sử dụng, Yaraku Dịch có thể góp phần xây dựng môi trường đó.