Case Studies

Mempermudah pelatihan staf internasional: 1&D Co., Ltd. menyeragamkan kualitas pelatihan dan mempercepat pembaruan dengan menerjemahkan manual layanan pelanggan secara internal

1&D Co., Ltd. (selanjutnya disebut “1&D”) mengoperasikan banyak gerai, terutama restoran yakiniku sepuasnya seperti One Karubi dan Aburiya. Perusahaan aktif merekrut staf internasional dan per Oktober 2025 mempekerjakan sekitar 900 orang dari 21 negara. Sementara tenaga kerja yang beragam berperan aktif di garis depan, 1&D menghadapi tantangan penting dalam operasional gerai: kualitas layanan yang seharusnya seragam ternyata berbeda-beda menurut gerai dan staf.

Salah satu penyebabnya adalah versi multibahasa untuk berbagai manual, seperti manual memasak dan pelayanan pelanggan, tidak mampu mengikuti pembaruan. Meskipun manual berbahasa Jepang sudah terbaru, versi dalam bahasa ibu staf internasional tetap menggunakan versi lama. Akibatnya, informasi dalam manual belum menjangkau seluruh bagian operasional di lapangan.

Untuk mengatasinya, 1&D memutuskan untuk mengerjakan penerjemahan manual secara internal setelah sebelumnya mengalihdayakannya.

Penerjemahan internal ini memiliki dua tujuan: 1) meminimalkan jeda antara pembaruan manual berbahasa Jepang dan pembuatan versi multibahasa, serta 2) mengurangi biaya penerjemahan. Alat bantu penerjemahan yang memenuhi persyaratan tersebut adalah Yaraku Terjemahan.

Artikel ini membahas bagaimana penerapan Yaraku Terjemahan mengubah cara 1&D memperbarui dan menerjemahkan manual, serta dampaknya terhadap pelatihan staf.

Narasumber

Tantangan dan kekhawatiran – Setiap departemen menggunakan alat yang berbeda – Tidak ada aturan penggunaan yang jelas – Kekhawatiran terkait pengelolaan akun

Harapan – Membangun fondasi penerjemahan yang aman dan terintegrasi dengan sistem internal – Memungkinkan penyesuaian yang fleksibel sesuai kebijakan internal – Meningkatkan kualitas terjemahan melalui konsistensi istilah

Tantangan: lingkungan kerja yang semakin multinasional | Pelatihan yang bergantung pada individu dan keterlambatan penyediaan manual multibahasa

Staf dari Nepal, Vietnam, Myanmar, Bangladesh, dan negara lainnya bekerja di One Karubi, Aburiya, serta berbagai gerai lain. Manual terperinci memungkinkan mereka memberikan layanan bergaya Jepang dengan menggunakan bahasa Jepang yang bukan bahasa ibu mereka.

Ada lebih dari 10 jenis manual yang mencakup prosedur memasak, kebersihan, pelayanan pelanggan, pengoperasian kasir, dan tugas lainnya. Meskipun pelayanan di setiap gerai dilakukan berdasarkan manual tersebut, pernah terjadi variasi kualitas layanan di antara staf internasional. Karena manual multibahasa tidak mampu mengikuti pembaruan, operasional di lapangan akhirnya hampir sepenuhnya bergantung pada segelintir staf internasional yang memahami bahasa Jepang.

Akibatnya:

• Tanggung jawab untuk melatih staf baru terkonsentrasi pada segelintir orang
• Isi dan tingkat pelatihan bergantung pada orang yang mengajar

Ketergantungan pada individu tertentu pun semakin besar.

Nishigami, yang bertanggung jawab atas pengembangan SDM, mengenang kondisi saat itu.

“Hingga 3 tahun lalu, staf kami sebagian besar berasal dari Vietnam, tetapi kemudian benar-benar menjadi multinasional. Dengan staf yang memiliki bahasa dan budaya berbeda, manual berbahasa Jepang saja tidak mampu memenuhi kebutuhan pelatihan sehingga muncul perbedaan besar dalam tingkat pemahaman. Di beberapa gerai, kami tidak punya pilihan selain menyerahkan pelatihan kepada satu staf yang kebetulan bisa berbahasa Jepang. Saya rasa kami sangat bergantung pada pengalaman dan penilaian orang tersebut.”

Latar belakang: manual yang sering diperbarui dan keterbatasan penerjemahan eksternal

1&D memiliki beragam manual dengan frekuensi pembaruan yang tinggi. Meskipun manual berbahasa Jepang dapat diperbarui, penerjemahan tidak mampu mengikutinya sehingga versi bahasa asing tetap menggunakan versi lama.

Perusahaan perlu segera menghilangkan ketergantungan pelatihan pada individu tertentu dan memastikan semua staf, apa pun bahasa yang mereka gunakan, mencapai standar layanan yang sama. Untuk itu, jeda antara versi bahasa Jepang dan bahasa asing harus ditekan semaksimal mungkin.

1&D memutuskan untuk menangani penerjemahan secara internal, menggantikan proses yang sebelumnya dialihdayakan kepada perusahaan eksternal. Tingginya biaya alih daya menjadi salah satu penyebab versi bahasa asing tidak diperbarui dan tetap pada versi lama.

Selain bahasa Vietnam, perusahaan juga harus menyediakan bahasa Nepal dan bahasa Myanmar. Mengalihdayakan penerjemahan semua bahasa tersebut bukan pilihan yang realistis.

Nishigami

“Saat itu, penerjemahan seluruh manual kami dialihdayakan, dan biaya untuk satu kali penerjemahan pernah mencapai sekitar 1 juta yen. Biaya setiap pembaruan dan waktu pengerjaan yang panjang menjadi hambatan, sehingga tim di lapangan terpaksa menggunakan manual lama. Kami menyesal telah merepotkan gerai dari sisi pelatihan.”

Yaraku Terjemahan dengan kecepatan, efisiensi biaya, dan kemudahan penggunaan

Perusahaan penerjemahan eksternal menawarkan kualitas yang stabil, tetapi masih memiliki kendala biaya, waktu penyelesaian, dan kesulitan dalam pascapenyuntingan. Hal ini makin menyulitkan perusahaan memenuhi kebutuhan multibahasa di lapangan yang menuntut kecepatan.

Saat mempertimbangkan penerjemahan internal, 1&D membandingkan beberapa alat terjemahan mesin.

– Mendukung berbagai format, termasuk PDF dan Word
– Dapat dioperasikan dengan mudah tanpa memerlukan pengetahuan khusus
– Menerjemahkan sambil mempertahankan tata letak manual yang ada semaksimal mungkin
– Menekan biaya sekaligus mendukung pembaruan yang sering

Berdasarkan kriteria tersebut, 1&D menilai Yaraku Terjemahan sebagai pilihan yang paling sesuai.

Moewaki, yang bertanggung jawab atas pelatihan dan pembuatan manual, menjelaskan perubahan sebelum dan sesudah penerapan.

“Kami dapat mengunggah dan menerjemahkan PDF secara langsung sehingga waktu pengerjaan berkurang secara signifikan. Penerjemahan yang memerlukan 1 bulan saat dialihdayakan dapat diselesaikan dalam sekitar 1 hari dengan Yaraku Terjemahan.”

Pengurangan waktu pengerjaan secara signifikan sangat penting bagi 1&D. Kini setiap versi bahasa dapat disiapkan tidak lama setelah manual berbahasa Jepang diperbarui, sehingga kesenjangan informasi antara kantor pusat dan tim lapangan dapat ditekan seminimal mungkin.

“Dari sisi biaya, kebutuhan kami juga terpenuhi karena tidak ada batas karakter atau biaya tambahan. Pengoperasiannya intuitif sehingga mudah digunakan dalam pekerjaan sehari-hari.”

Cara penggunaan: terjemahan mesin × pemeriksaan manusia untuk manual yang benar-benar dapat digunakan di lapangan

Setelah menerapkan Yaraku Terjemahan, 1&D membangun proses dua tahap: tim pelatihan di kantor pusat menerjemahkan manual berbahasa Jepang, kemudian karyawan yang fasih dalam masing-masing bahasa memeriksa isinya.

Pertama, Yaraku Terjemahan membuat teks dasar dengan cepat. Setelah itu, anggota tim melakukan pascapenyuntingan sesuai budaya dan konteks agar manual multibahasa benar-benar dapat digunakan di lapangan.

Ketika Aburiya dibuka di Kota Ho Chi Minh, Vietnam, pada Agustus 2025, seorang karyawan Vietnam bernama Dat memegang peran yang sangat penting.

Sebagai salah satu karyawan Vietnam angkatan pertama, Dat telah lama bekerja di 1&D dan kini terlibat dalam pelatihan staf lokal di gerai Vietnam. Dat memahami budaya Jepang dan Vietnam dengan baik. Ia juga berperan seperti pengawas mutu dengan menilai apakah manual hasil terjemahan sesuai dengan alur kerja aktual dan gaya pelayanan lokal di gerai Vietnam.

“Jika kata Jepang ‘okyakusama’ diterjemahkan secara harfiah, ungkapannya dalam bahasa Vietnam terasa terlalu berjarak. Pelayanan yang ramah adalah hal alami di Vietnam, jadi kami menyesuaikan kata-katanya agar lebih akrab dan sesuai budaya.”

Dat melatih staf di gerai Kota Ho Chi Minh, Vietnam

Manual berbahasa Jepang sering menggunakan ungkapan seperti:

“Mohon maaf,” “Mohon tunggu sebentar,” serta ungkapan ambigu seperti “sebisa mungkin” dan “dengan baik”

Dat menunjukkan bahwa terjemahan harfiah dapat melemahkan makna dan terkadang justru membuat maksud asli lebih sulit dipahami.

*Gerai yang baru dibuka di Kota Ho Chi Minh

“Ungkapan bahasa Jepang yang ambigu dapat menyulitkan staf Vietnam menentukan tindakan yang harus dilakukan. Terjemahan mesin memberi kami landasan, sehingga kami dapat menggunakan waktu untuk menyempurnakan kata-kata agar maksud di balik tindakan tersebut tersampaikan dengan jelas.”

Dengan pembagian peran yang jelas—terjemahan mesin untuk kecepatan dan keahlian manusia untuk penyesuaian di lapangan—1&D meningkatkan kualitas manual secara signifikan. Staf kini dapat memberikan layanan setidaknya sesuai standar yang ditetapkan dengan mengikuti manual, sehingga masalah pelatihan yang bergantung pada individu dapat diatasi.

“Banyak staf mengatakan bahwa manual membantu mereka bertindak tanpa ragu. Manual juga mencegah pemahaman yang salah menyebar.”

Staf lokal yang bekerja di gerai 1&D di Vietnam

Hasil setelah penerapan: kualitas pelatihan yang lebih seragam dan pembaruan yang jauh lebih cepat

Manfaat penerapan Yaraku Terjemahan terlihat jelas.

1. 1. Pembaruan manual multibahasa jauh lebih cepat
   “Sekarang kami dapat memperbarui setiap versi bahasa hampir bersamaan dengan versi bahasa Jepang. Hilangnya kebingungan di lapangan merupakan pencapaian besar.” (Nishigami)
2. 2. Variasi pelatihan berkurang dan standardisasi meningkat
   Karena staf selalu dapat membaca manual terbaru dalam bahasa ibu, perbedaan penjelasan antar pelatih berkurang secara signifikan.
3. 3. Pemahaman dan rasa percaya diri staf lapangan meningkat
   Staf internasional memiliki semangat belajar yang tinggi. Kini semakin sering terlihat staf secara aktif membaca manual dalam bahasa ibu dan memperdalam pemahaman tentang pekerjaan.
4. “Banyak staf mengatakan bahwa manual membantu mereka bertindak tanpa ragu. Manual juga mencegah pemahaman yang salah menyebar.” (Nishigami)
5. 4. Mengatasi keterbatasan sumber daya bahasa
   Bahkan untuk bahasa yang sulit ditinjau secara internal, seperti bahasa Nepal dan bahasa Myanmar, 1&D kini dapat membuat versi terjemahan dengan cepat dan menyesuaikannya sesuai kebutuhan.

Setelah wawancara: dukungan multibahasa sebagai infrastruktur operasional standar

Selain bahasa Vietnam dan bahasa Inggris, 1&D berencana semakin memperkuat dukungan untuk bahasa Nepal dan bahasa Myanmar.

“Di beberapa gerai, staf internasional juga melatih karyawan baru. Agar gerai tersebut tetap dapat memberikan pelatihan bermutu tinggi, penyediaan manual multibahasa akan semakin penting.”

Industri restoran kini tidak dapat beroperasi tanpa staf internasional. Saya merasa pendekatan 1&D, meskipun merupakan langkah perintis, akan menjadi standar di industri restoran. Menyediakan manual pelayanan dalam berbagai bahasa akan menjadi infrastruktur operasional yang sama wajarnya dengan menyediakan seragam. Dengan kecepatan, efisiensi biaya, dan kemudahan penggunaan, Yaraku Terjemahan dapat membantu mewujudkan lingkungan tersebut.